Bezwaarreglement

Bezwaarreglement

Documentgegevens

Materiële wijzigingen in de bezwaargronden, termijnen, bevoegdheden of rechtsgevolgen worden vastgesteld door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuur. Het Bestuur kan uitsluitend technische en redactionele uitvoeringsregels wijzigen, voor zover deze de rechtspositie van betrokkenen niet materieel wijzigen.

Begrippen

Coöperatie: Coöperatie Raelis Group U.A.

Belanghebbende: de persoon of organisatie wiens rechten of positie rechtstreeks door een Besluit worden geraakt.

Indiener: de Belanghebbende die een Bezwaar indient.

Besluit: een schriftelijke of digitale beslissing van de Coöperatie met materiële gevolgen voor de Belanghebbende.

Bezwaar: een schriftelijk verzoek om een Besluit binnen Raelis opnieuw te beoordelen.

Primair Besluit: het Besluit waartegen het Bezwaar is gericht.

Bezwaarbesluit: de schriftelijke beslissing op het Bezwaar.

Bezwaarcommissie: de persoon of commissie die het Bezwaar onafhankelijk onderzoekt en daarover beslist of adviseert.

Dossier: alle informatie die redelijkerwijs van belang is voor het Primaire Besluit en het Bezwaar.

Belangenconflict: een persoonlijk, zakelijk, financieel of functioneel belang dat de onafhankelijke behandeling kan beïnvloeden of de schijn daarvan kan wekken.

Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Artikel 1 – Doel en reikwijdte

1. Dit reglement regelt de interne heroverweging van Besluiten van de Coöperatie.

2. Bezwaar kan uitsluitend worden gemaakt tegen een Besluit dat volgens dit reglement of een ander toepasselijk reglement bezwaarbaar is.

3. Een melding over gedrag, dienstverlening, bejegening of procesuitvoering die niet tegen een Besluit is gericht, wordt behandeld volgens het Klachtenreglement.

4. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens wordt behandeld volgens het toepasselijke privacybeleid.

5. Deze bezwaarprocedure is een interne privaatrechtelijke heroverwegingsprocedure en wordt niet gepresenteerd als een bestuursrechtelijke bezwaarprocedure.

6. Het indienen van Bezwaar leidt niet tot benadeling van de Indiener.

Artikel 2 – Bezwaarbare besluiten

Bezwaar staat open tegen:

a. weigering, beperking, schorsing of intrekking van een Quality-Status; b. vaststelling of beperking van de reikwijdte van een Quality-Status; c. weigering, beperking, schorsing of beëindiging van een registervermelding; d. beperking, schorsing of beëindiging van het recht om een certificaat, statusaanduiding of badge te gebruiken; e. afwijzing of beëindiging van een lidmaatschap, voor zover de Statuten of een toepasselijk reglement daarin voorzien; f. een materiële disciplinaire maatregel; en g. een ander Besluit dat uitdrukkelijk als bezwaarbaar is aangewezen.

Geen Bezwaar staat open tegen:

a. algemene beleidsregels of reglementen; b. voorbereidende handelingen zonder zelfstandig rechtsgevolg; c. feitelijke mededelingen of administratieve correcties; d. klachten over gedrag of dienstverlening; en e. een eerder Bezwaarbesluit, tenzij nieuwe materiële feiten naar voren zijn gekomen.

Artikel 3 – Indiening en termijn

1. Bezwaar wordt ingediend binnen zes weken na de datum waarop het Primaire Besluit aantoonbaar aan de Belanghebbende is verzonden of beschikbaar is gesteld.

2. Ieder bezwaarbaar Besluit vermeldt: a. dat Bezwaar mogelijk is; b. de termijn; c. de wijze van indiening; en d. het adres of digitale kanaal waar het Bezwaar moet worden ingediend.

3. Het Bezwaar bevat ten minste: a. naam en contactgegevens van de Indiener; b. datum en kenmerk van het bestreden Besluit; c. de onderdelen waartegen het Bezwaar is gericht; d. de gronden van het Bezwaar; e. de gewenste uitkomst; en f. de beschikbare onderbouwing.

4. Een vertegenwoordiger verstrekt op verzoek een schriftelijke machtiging.

5. Een Bezwaar dat abusievelijk als klacht is ingediend, behoudt de oorspronkelijke ontvangstdatum wanneer uit de inhoud blijkt dat heroverweging van een Besluit wordt gevraagd.

Artikel 4 – Ontvangst en registratie

1. De Coöperatie bevestigt de ontvangst binnen vijf Werkdagen.

2. De ontvangstbevestiging vermeldt het zaaknummer, de ontvangstdatum, de behandelaar, de verwachte procedure en de beslistermijn.

3. De Coöperatie registreert het Bezwaar afzonderlijk van klachten en van het oorspronkelijke beoordelingsdossier.

4. Raelis Services mag de ontvangst, registratie en administratieve voorbereiding verzorgen, maar beslist niet zelfstandig over het Bezwaar.

Artikel 5 – Ontvankelijkheid

1. Een Bezwaar is ontvankelijk indien: a. het tegen een bezwaarbaar Besluit is gericht; b. het door of namens een rechtstreeks Belanghebbende is ingediend; c. het tijdig is ingediend; en d. het voldoende duidelijk is om te kunnen behandelen.

2. Bij een herstelbaar gebrek krijgt de Indiener ten minste tien Werkdagen om het gebrek te herstellen.

3. Een termijnoverschrijding blijft buiten beschouwing wanneer de Indiener redelijkerwijs niet in staat was tijdig Bezwaar te maken, het Besluit geen juiste bezwaarverwijzing bevatte of het Besluit niet aantoonbaar juist is bekendgemaakt.

4. Een niet-ontvankelijkverklaring wordt schriftelijk en gemotiveerd vastgesteld.

5. Voordat een Bezwaar niet-ontvankelijk wordt verklaard, krijgt de Indiener gelegenheid zich over de mogelijke niet-ontvankelijkheid uit te laten.

Artikel 6 – Onafhankelijke behandeling

1. Het Bezwaar wordt behandeld door een persoon of commissie die niet betrokken was bij: a. de primaire beoordeling; b. de review daarvan; c. het Primaire Besluit; of d. de voorbereiding van de bestreden maatregel.

2. De behandelaar verklaart vooraf dat geen Belangenconflict bestaat.

3. De oorspronkelijke Beoordelaar en Besluitvormer mogen informatie verstrekken, maar nemen niet deel aan de beraadslaging of beslissing op Bezwaar.

4. Bij schorsing, intrekking, fraude, integriteitskwesties of andere ingrijpende maatregelen wordt het Bezwaar behandeld door een commissie van ten minste drie personen.

5. Indien intern geen voldoende onafhankelijke en deskundige behandeling mogelijk is, wordt een externe deskundige of extern commissielid benoemd.

6. De Coöperatie blijft verantwoordelijk voor het Bezwaarbesluit.

Artikel 7 – Dossierinzage en hoor en wederhoor

1. De Indiener ontvangt tijdig de documenten en feitelijke informatie waarop het Primaire Besluit en het voorgenomen Bezwaarbesluit worden gebaseerd.

2. Informatie mag uitsluitend worden afgeschermd voor zover dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, persoonsgegevens van derden, bedrijfsvertrouwelijkheid, veiligheid of bescherming van onderzoeksmethoden.

3. Wanneer informatie wordt afgeschermd, wordt de reden vastgelegd en wordt waar mogelijk een samenvatting verstrekt.

4. De Indiener wordt gehoord, tenzij: a. het Bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is; b. volledig aan het Bezwaar wordt tegemoetgekomen; of c. de Indiener uitdrukkelijk afziet van horen.

5. “Kennelijk ongegrond” is op zichzelf geen reden om het horen over te slaan wanneer feiten of waarderingen worden betwist.

6. Van het horen wordt een verslag gemaakt. De Indiener krijgt gelegenheid feitelijke onjuistheden daarin te laten corrigeren.

7. Nieuwe nadelige informatie wordt niet aan het Bezwaarbesluit ten grondslag gelegd voordat de Indiener daarop heeft kunnen reageren.

Artikel 8 – Omvang van de heroverweging

1. De behandeling omvat een volledige heroverweging van de bestreden onderdelen van het Primaire Besluit.

2. Daarbij wordt onderzocht: a. of het juiste reglement en toetsingskader zijn toegepast; b. of de feiten voldoende zijn vastgesteld; c. of het bewijs de bevindingen draagt; d. of hoor en wederhoor heeft plaatsgevonden; e. of de maatregel proportioneel en consistent is; en f. of de motivering de uitkomst kan dragen.

3. Een nieuwe versie van een reglement of toetsingskader wordt niet met terugwerkende kracht toegepast, tenzij dit uitsluitend in het voordeel van de Indiener is.

4. Het Bezwaar mag niet uitsluitend door het gebruik van de bezwaarprocedure tot een nadeliger uitkomst leiden. Een nadeliger uitkomst is alleen mogelijk op grond van nieuwe materiële feiten of een dwingende regel en nadat de Indiener daarover is gehoord.

Artikel 9 – Beslistermijn

1. Het Bezwaarbesluit wordt genomen binnen zes weken nadat het volledige Bezwaar is ontvangen of de hersteltermijn is verstreken.

2. De termijn kan eenmaal met maximaal vier weken worden verlengd.

3. De verlenging wordt vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn schriftelijk gemotiveerd en bevat een nieuwe uiterste beslisdatum.

4. Verdere verlenging is alleen mogelijk met schriftelijke instemming van de Indiener.

5. De termijn kan worden opgeschort zolang de Indiener een redelijk noodzakelijk verzoek om informatie niet heeft beantwoord.

Artikel 10 – Bezwaarbesluit

1. Het Bezwaarbesluit kan het Primaire Besluit: a. bevestigen; b. wijzigen; c. geheel of gedeeltelijk herroepen; d. vervangen door een nieuw Besluit.

2. Terugverwijzing voor aanvullend onderzoek is mogelijk, maar de onafhankelijke Bezwaarcommissie blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beoordeling van het Bezwaar.

3. Het Bezwaarbesluit vermeldt ten minste: a. de gevolgde procedure; b. de relevante feiten en stukken; c. de toepasselijke criteria en reglementen; d. de beoordeling van iedere bezwaargrond; e. de uitkomst en motivering; f. de ingangsdatum en praktische gevolgen; g. gevolgen voor registervermelding, Status, certificaat en badge; en h. beschikbare vervolgmogelijkheden.

4. Het Bezwaarbesluit wordt namens de Coöperatie genomen door de daartoe bevoegde onafhankelijke Besluitvormer of commissie.

Artikel 11 – Tijdelijke opschorting

1. Het indienen van Bezwaar schorst het Primaire Besluit niet automatisch.

2. De Indiener kan gemotiveerd verzoeken de uitvoering tijdelijk geheel of gedeeltelijk op te schorten.

3. Over dit verzoek wordt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf Werkdagen beslist.

4. Bij de beslissing worden betrokken: a. de mogelijke onomkeerbare gevolgen; b. de belangen van de Indiener; c. de betrouwbaarheid van het register; d. belangen van opdrachtgevers en derden; en e. risico’s voor veiligheid, integriteit en rechtmatige communicatie.

5. De beslissing over tijdelijke opschorting loopt niet vooruit op het Bezwaarbesluit.

6. Een lopend Bezwaar wordt niet openbaar gemaakt, tenzij dit noodzakelijk is om een misleidende registervermelding te voorkomen en de wijze van vermelding proportioneel is.

Artikel 12 – Intrekking en informele oplossing

1. De Indiener kan het Bezwaar schriftelijk intrekken.

2. Een informele oplossing, bemiddeling of aanvullende beoordeling vindt alleen plaats met instemming van de Indiener.

3. Informeel overleg schort de beslistermijn alleen op wanneer dit schriftelijk wordt bevestigd.

4. Het Bezwaar wordt pas gesloten nadat de Indiener de intrekking of bereikte oplossing schriftelijk heeft bevestigd.

5. Intrekking van het Bezwaar verhindert niet dat de Coöperatie afzonderlijk noodzakelijke integriteits- of kwaliteitsmaatregelen onderzoekt.

Artikel 13 – Kosten

De interne bezwaarprocedure is kosteloos. Iedere Partij draagt in beginsel haar eigen kosten van vertegenwoordiging, deskundigen en bijstand.

Artikel 14 – Vertrouwelijkheid en dossierbewaring

1. Bezwaarstukken worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die deze voor de behandeling nodig hebben.

2. Persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie worden verwerkt volgens het privacybeleid en de toepasselijke wetgeving.

3. Het bezwaardossier wordt gedurende vijf jaar na afsluiting bewaard, tenzij een wettelijke verplichting, gerechtelijke procedure of aantoonbaar belang een afwijkende termijn vereist.

4. Bezwaarbesluiten worden niet openbaar gemaakt. Geanonimiseerde informatie mag worden gebruikt voor kwaliteitsverbetering en rapportage.

Artikel 15 – Klachten en verdere geschilbeslechting

1. Een klacht over de bejegening of uitvoering van de bezwaarprocedure wordt volgens het Klachtenreglement behandeld.

2. Het Klachtenreglement kan niet worden gebruikt voor een tweede inhoudelijke heroverweging van het Bezwaarbesluit.

3. Het Bezwaarbesluit is binnen de interne procedure definitief, tenzij een toepasselijk reglement uitdrukkelijk een verdere interne mogelijkheid biedt.

4. De interne bezwaarprocedure beperkt niet het recht van een Partij om een geschil aan de bevoegde burgerlijke rechter voor te leggen of een andere overeengekomen geschilprocedure te gebruiken.

Artikel 16 – Registratie en evaluatie

1. De Coöperatie registreert per kalenderjaar geanonimiseerd: a. het aantal Bezwaren; b. de onderwerpen; c. de doorlooptijden; d. ontvankelijkheidsuitkomsten; e. het aantal bevestigde, gewijzigde en herroepen Besluiten; en f. structurele verbetermaatregelen.

2. De uitkomsten worden ten minste jaarlijks gebruikt voor evaluatie van beoordelingscriteria, besluitvorming, onafhankelijkheid en consistentie.

3. Materiële verschillen tussen primaire Besluiten en Bezwaarbesluiten worden betrokken bij de kalibratie van het verificatiekader.

Verwijzing naar het bijlagenboek

De Bijlagen A tot en met I zijn opgenomen in het afzonderlijke document 11_Bijlagenboek_Bezwaarreglement.docx. Het bijlagenboek maakt integraal onderdeel uit van het Bezwaarreglement en wordt steeds in samenhang daarmee toegepast. Bij strijdigheid prevaleert het Bezwaarreglement.