Algemene Privacyverklaring

Algemene Privacyverklaring

Documentgegevens

Materiële wijzigingen in doeleinden, grondslagen, categorieën persoonsgegevens, ontvangers of bewaartermijnen worden vastgesteld door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuur. Het Bestuur kan technische en redactionele aanpassingen vaststellen voor zover deze de rechten van betrokkenen niet materieel beperken.

Artikel 1 – Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Coöperatie Raelis Group U.A., statutair gevestigd te Sassenheim, Teylingen en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42091631, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar ledenorganisatie, Quality-beoordelingen, het publieke kwaliteitsregister, communityactiviteiten, klachten en bezwaren verwerkt.

Bezoekadres en postadres: Wasbeekerlaan 46, 2171 AE, Sassenheim, Teylingen E-mail privacycontact: privacy@raelis.nl

Raelis Services B.V. ondersteunt de Coöperatie bij administratieve, technische en operationele werkzaamheden. Voor zover Raelis Services uitsluitend volgens instructies van de Coöperatie handelt, treedt zij op als verwerker. Voor eigen bedrijfsactiviteiten waarbij zij zelfstandig doel en middelen bepaalt, is Raelis Services zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 2 – Categorieën betrokkenen

• Deze verklaring is niet van toepassing op persoonsgegevens van werknemers, sollicitanten of personen die een ondersteuningsaanvraag bij Stichting Ondernemers Vangnet Nederland indienen, voor zover daarvoor een afzonderlijke privacyverklaring geldt.

websitebezoekers

aanvragers en vertegenwoordigers

leden en communitygebruikers

Quality-aanvragers en registerhouders

klagers, bezwaarmakers en melders

deelnemers aan bijeenkomsten, opleiders, beoordelaars, deskundigen en contactpersonen van samenwerkingspartners.

leveranciers en zakelijke relaties

Artikel 3 – Verwerkte persoonsgegevens en doeleinden

Artikel 4 – Grondslagen

Raelis verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer voor het concrete doel een geldige grondslag bestaat:

a. uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijke precontractuele stappen; b. nakoming van een wettelijke verplichting; c. behartiging van een concreet gerechtvaardigd belang van Raelis of een derde, nadat noodzakelijkheid en belangenafweging zijn beoordeeld; d. toestemming, wanneer de verwerking daadwerkelijk vrijwillig is en toestemming zonder nadeel kan worden geweigerd of ingetrokken; e. bescherming van vitale belangen, uitsluitend in uitzonderlijke noodsituaties waarin de Betrokkene niet in staat is toestemming te geven.

Artikel 5 – Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

1. Raelis vraagt niet standaard om medische dossiers, diagnoses, strafrechtelijke registraties, politieke opvattingen, religieuze gegevens, biometrische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens.

2. Wanneer voor een activiteit medische geschiktheid vereist is, verwerkt Raelis bij voorkeur uitsluitend de conclusie dat aan de vereiste geschiktheid is voldaan, de geldigheidsduur en de bevoegde uitgevende instantie. Raelis verwerkt geen onderliggende diagnose of medische rapportage, tenzij daarvoor een specifieke wettelijke uitzondering bestaat.

3. Wanneer een VOG of vergelijkbare verklaring noodzakelijk is, registreert Raelis bij voorkeur uitsluitend of een geldige verklaring is overgelegd, het relevante screeningsprofiel, de datum en de geldigheidsduur.

4. Strafrechtelijke persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat en aanvullende organisatorische en technische waarborgen zijn getroffen.

5. Ongevraagd verstrekte bijzondere of strafrechtelijke gegevens die niet noodzakelijk zijn, worden zo spoedig mogelijk verwijderd of afgeschermd.

6. Voor verwerkingen met een waarschijnlijk hoog privacyrisico voert Raelis vooraf een gegevensbeschermings-effectbeoordeling uit.

Artikel 6 – Identiteitscontrole en BSN

1. Raelis vraagt alleen om een kopie van een identiteitsdocument wanneer dit noodzakelijk is en daarvoor een toereikende grondslag bestaat.

2. Waar mogelijk controleert Raelis het originele document of gebruikt zij een verificatiemiddel zonder een volledige kopie blijvend op te slaan.

3. Raelis verwerkt het BSN uitsluitend wanneer een specifieke wettelijke bepaling dit toestaat of verplicht.

4. Wanneer het BSN niet noodzakelijk mag worden verwerkt, wordt het vóór opslag afgeschermd. Ook niet-noodzakelijke pasfoto’s, documentnummers en machineleesbare zones worden waar mogelijk afgeschermd.

5. Raelis legt vast dat de identiteit is gecontroleerd, door wie, op welke datum, met welk documenttype en tot wanneer het document geldig is.

6. Kopieën van identiteitsdocumenten worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Artikel 7 – Beoordeling, profilering en menselijke besluitvorming

1. Raelis gebruikt criteria, scores, bewijsniveaus en risicosignalen om aanvragen consistent te beoordelen.

2. De gebruikte gegevens kunnen leiden tot een advies over verlening, herstel, beperking, schorsing of intrekking van een Quality-Status.

3. Het formele Besluit wordt niet uitsluitend automatisch genomen. Een bevoegde persoon beoordeelt de relevante gegevens, bewijsstukken, context en eventuele reactie van de Betrokkene.

4. De Betrokkene kan relevante gegevens aanvullen, feitelijke onjuistheden laten corrigeren en gebruikmaken van de klachten- en bezwaarprocedures.

5. Indien Raelis in de toekomst wel uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen gebruikt, verstrekt zij vooraf afzonderlijke informatie over de logica, betekenis, gevolgen en beschikbare menselijke tussenkomst.

Artikel 8 – Publicatie in het kwaliteitsregister

1. Raelis publiceert uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om een Quality-Status betrouwbaar te kunnen controleren.

2. Het register vermeldt ten hoogste: handelsnaam, ondernemingsnaam, KvK-nummer, status, reikwijdte, ingangsdatum, geldigheidsduur en verificatiekenmerk.

3. Privéadressen, geboortedata, telefoonnummers, privé-e-mailadressen, dossierstukken, scores, klachten en bezwaren worden niet openbaar gemaakt.

4. Extra profielgegevens worden alleen gepubliceerd wanneer daarvoor een afzonderlijke passende grondslag bestaat.

5. Na afloop, schorsing of intrekking wordt de openbare vermelding overeenkomstig het Registerreglement aangepast.

6. Raelis beperkt waar redelijkerwijs mogelijk onnodige indexering en hergebruik door zoekmachines en derden.

Artikel 9 – Ontvangers en dienstverleners

1. Raelis kan persoonsgegevens verstrekken aan:

a. bevoegde medewerkers, bestuurders, beoordelaars, reviewers en bezwaar- of klachtenfunctionarissen; b. Raelis Services B.V., voor zover noodzakelijk voor opgedragen administratieve, technische of operationele werkzaamheden; c. hosting-, opslag-, communicatie-, betaal-, identificatie- en ondertekenleveranciers; d. accountants, advocaten en andere professionele adviseurs; e. bevoegde autoriteiten wanneer verstrekking wettelijk verplicht of noodzakelijk is; en f. een specifiek benoemde samenwerkings- of projectentiteit, maar alleen wanneer daarvoor een zelfstandig doel, een passende grondslag en duidelijke privacy-informatie bestaan.

Met verwerkers sluit Raelis een verwerkersovereenkomst. Wanneer twee organisaties gezamenlijk doelen en middelen bepalen, worden hun verantwoordelijkheden schriftelijk vastgelegd. Ontvangers krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die voor hun taak noodzakelijk zijn.

Artikel 10 – Internationale doorgifte

Raelis streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt Raelis een toepasselijk adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk doorgiftemechanisme. Waar noodzakelijk worden aanvullende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Betrokkenen kunnen bij het privacycontact informatie opvragen over het gebruikte doorgiftemechanisme.

Artikel 11 – Concrete bewaartermijnen

Artikel 12 – Beveiliging

Raelis treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard, omvang, context en risico’s van de verwerking. Afhankelijk van het systeem omvatten deze onder meer autorisatiebeheer, multifactorauthenticatie, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, leveranciersbeoordeling, periodieke toegangscontrole, beveiligingsupdates en procedures voor incidenten en datalekken.

Toegang tot beoordelings-, klacht-, bezwaar- en integriteitsdossiers wordt beperkt tot personen die deze toegang voor hun taak nodig hebben.

Artikel 13 – Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft de Betrokkene recht op:

a. inzage in persoonsgegevens; b. rectificatie van onjuiste gegevens; c. verwijdering; d. beperking van de verwerking; e. overdraagbaarheid; f. bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; g. intrekking van toestemming; en h. menselijke tussenkomst bij toepasselijke geautomatiseerde besluitvorming.

Een verzoek kan worden ingediend via privacy@raelis.nl. Raelis reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. De Betrokkene wordt daarvan binnen de eerste maand gemotiveerd op de hoogte gesteld.

Raelis vraagt uitsluitend aanvullende identificatie wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Een volledige identiteitskopie wordt niet standaard verlangd.

Intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het recht op verwijdering is niet absoluut wanneer gegevens nog noodzakelijk zijn voor een wettelijke verplichting, geschil, fraudepreventie of onderbouwing van een Besluit.

Artikel 14 – Vragen en klachten

Bij vragen of zorgen kan de Betrokkene contact opnemen met het privacycontact van Raelis. Dit is niet verplicht voordat een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens wordt ingediend.

Autoriteit Persoonsgegevens Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Een klacht over bejegening of dienstverlening wordt behandeld volgens het Klachtenreglement. Een verzoek om heroverweging van een materieel Besluit wordt behandeld volgens het Bezwaarreglement.

Artikel 15 – Privacy- en beveiligingsincidenten

Vermoedens van verlies, onbevoegde toegang, onjuiste verstrekking of ander misbruik van persoonsgegevens kunnen worden gemeld via privacy@raelis.nl. Raelis onderzoekt incidenten, beperkt waar mogelijk de gevolgen en meldt een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of Betrokkenen wanneer dit wettelijk vereist is.

Artikel 16 – Wijzigingen en versiebeheer

1. Iedere versie vermeldt het versienummer, de vaststellingsdatum en de ingangsdatum.

2. Materiële wijzigingen worden vóór of bij inwerkingtreding actief bekendgemaakt via de website, het account of e-mail.

3. Voor een nieuw doel of een wezenlijk andere verwerking wordt opnieuw beoordeeld welke grondslag en informatieplicht van toepassing zijn.

4. Een wijziging van de privacyverklaring creëert niet zelfstandig een grondslag voor een nieuwe verwerking.

5. Eerdere versies blijven intern beschikbaar voor verantwoording en worden waar passend gepubliceerd.

Bijlagen

Verwijzing naar bijlagenboek

De bijlagen bij deze privacyverklaring zijn opgenomen in het afzonderlijke document 12_Bijlagenboek_Privacy_Raelis.docx. Dit bijlagenboek bevat de nadere interne uitwerking van onder meer de verwerkingen, bewaartermijnen, privacyrollen, verwerkers, doorgiften, privacyverzoeken, gegevensbeveiliging en incidentafhandeling. Voor zover een bijlage een publieksrelevante versie bevat, wordt deze afzonderlijk beschikbaar gesteld._

Aanvullende privacygovernance

Raelis houdt een register van verwerkingsactiviteiten, een datalekregister, een bewaartermijnenmatrix en een overzicht van verwerkers en gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheden bij. Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen via privacy@raelis.nl.

De openbare privacyverklaring bevat geen beveiligingsdetails die misbruik kunnen vergemakkelijken. Operationele beveiligingsmaatregelen worden in een intern informatiebeveiligingsbeleid vastgelegd.