Certificatiereglement Raelis Quality

Certificatiereglement Raelis Quality

Leeswijzer en samenhang

Dit reglement is het centrale proces- en rechtsgevolgenreglement van Raelis Quality. Het bevat de regels voor aanvraag, beoordeling, certificering, toezicht, schorsing, intrekking en beëindiging. De algemene minimumnormen, sectorclusters, bewijsstukken, factuurstandaard en beoordelingsuitkomsten zijn als bindende bijlagen in dit document opgenomen. De verdere ondernemerschapsnormen worden toegepast via versiegebonden toetsingskaders.

Begrippen

Aanvrager: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of het samenwerkingsverband dat certificering aanvraagt;

Badge: de door of namens de Coöperatie beschikbaar gestelde visuele aanduiding waarmee een actieve Quality-Status overeenkomstig document 09 kenbaar mag worden gemaakt;

Beoordelaar: de bevoegde interne of externe persoon die het dossier onderzoekt en bevindingen vastlegt;

Besluitvormer: de door de Coöperatie aangewezen persoon of commissie die, gescheiden van de primaire beoordeling, het formele certificeringsbesluit neemt;

Bestuur: het bestuur van Coöperatie Raelis Group U.A.;

Bewijsmiddel: een controleerbaar gegeven of document dat relevant, actueel, authentiek en toereikend is voor een normpunt;

Certificaat: het schriftelijke of digitale bewijs van een actieve Quality-Status;

Certificering: de formele, voor bepaalde tijd geldende vaststelling door de Coöperatie dat het omschreven certificatieobject binnen de aangegeven reikwijdte voldoet aan het toepasselijke Normenkader;

Certificatieobject: de in het besluit specifiek omschreven onderneming, persoon, Projectentiteit, dienst of proces waarop de beoordeling betrekking heeft;

Coöperatie: Coöperatie Raelis Group U.A.;

Houder: de persoon of entiteit aan wie een Quality-Status is verleend;

Knock-outcriterium: een normpunt waaraan volledig moet zijn voldaan en dat niet door compensatie of een totaalscore kan worden vervangen;

Materiële wijziging: een wijziging die redelijkerwijs invloed kan hebben op de beoordeling, reikwijdte, geldigheid of betrouwbaarheid van een Quality-Status;

Normenkader: dit reglement, het toepasselijke Toetsingskader, geactiveerde sectorspecifieke normen en de daarin bindend aangewezen documenten;

Normpunt: een objectief beschreven eis waaraan conformiteit wordt beoordeeld;

Platform: de publieke website, ledenomgeving, dashboards, community, registers, aanvraagportalen en overige digitale processen en functionaliteiten van Raelis;

Projectentiteit: een afzonderlijke rechtspersoon, vennootschap, contractuele structuur of economisch afgescheiden activiteit die als zelfstandig Certificatieobject kan worden beoordeeld;

Quality-Status: de door de Coöperatie verleende privaatrechtelijke kwalificatie van een Certificatieobject;

Raelis Services: Raelis Services B.V., belast met gedelegeerde operationele uitvoering binnen de door de Coöperatie vastgestelde kaders;

Register: het door of namens de Coöperatie beheerde publieke of besloten kwaliteitsregister;

Review: de onafhankelijke inhoudelijke controle van het beoordelingsrapport vóór besluitvorming;

Reviewer: de bevoegde persoon die, onafhankelijk van de primaire beoordeling, het beoordelingsrapport controleert op volledigheid, consistentie, onderbouwing en juiste toepassing van het Normenkader;

Scope: de in het Toetsingskader en het certificeringsbesluit afgebakende activiteiten, diensten, processen, sectoren of toepassingsgebieden waarop de beoordeling en Quality-Status betrekking hebben;

Tekortkoming: een objectief vastgesteld verschil tussen de aangetroffen situatie en een toepasselijk normpunt;

Toetsingskader: de versiegebonden criteria, wegingsregels, bewijsvereisten, geldigheidstermijnen en beoordelingsmethodiek voor een omschreven scope;

Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Artikel 1 – Doel, aard en toepassingsgebied

1 Dit reglement richt het Raelis Quality-certificeringsstelsel in voor toetsing, kwalificatie, certificering, registervoering, kwaliteitsborging en periodieke herbeoordeling.

2 Certificering heeft tot doel professioneel en aantoonbaar zelfstandig ondernemerschap, transparantie, naleving van toepasselijke basisverplichtingen, continuïteit, risicobeheersing, fiscale en administratieve discipline, veiligheidsbewustzijn en zakelijke weerbaarheid te bevorderen.

3 Het reglement is van toepassing op iedere Aanvrager en Houder en op iedere aanvraag, beoordeling, Quality-Status en maatregel binnen Raelis Quality.

4 De Quality-Status is een privaatrechtelijk kwaliteits- en vertrouwensinstrument. Zij is geen publiekrechtelijke vergunning, wettelijke vrijstelling, accreditatie, fiscale beschikking, arbeidsrechtelijk oordeel of garantie dat op ieder moment aan alle wet- en regelgeving wordt voldaan.

5 Een Quality-Status houdt niet in dat iedere afzonderlijke opdracht, gedraging, medewerker, ingeschakelde derde, onderaannemer of niet uitdrukkelijk in het besluit opgenomen Projectentiteit afzonderlijk door de Coöperatie is onderzocht, gecertificeerd of goedgekeurd.

6 Certificering heeft uitsluitend betrekking op het in het besluit genoemde Certificatieobject, de reikwijdte, de onderzoeksperiode, de beschikbare informatie en de vermelde versie van het Normenkader.

7 De Coöperatie presenteert de Quality-Status niet als geaccrediteerde of wettelijk erkende certificering zolang daarvoor geen toepasselijke accreditatie of wettelijke grondslag bestaat.

Artikel 2 – Documentenhiërarchie en toepasselijke regels

1 Op de certificering zijn in afnemende rangorde van toepassing: dwingend recht, de statuten, dit reglement, het toepasselijke Toetsingskader, de aanvraag- en beoordelingsovereenkomst en de overige bindend aangewezen reglementen.

2 De overige documenten 01 tot en met 04 en 06 tot en met 14 vullen dit reglement, voor zover van toepassing, aan binnen hun eigen onderwerp. Zij wijzigen niet stilzwijgend de bevoegdheidsverdeling, het Normenkader of de rechtsgevolgen van dit reglement.

3 Bij tegenstrijdigheid prevaleert de bepaling met de hogere rang. Bij gelijkwaardige regelingen prevaleert de specifiekere bepaling, tenzij daardoor een procedurele waarborg zonder geldige grond wordt beperkt.

4 Op een aanvraag is de versie van het Normenkader van toepassing die geldt op de datum waarop de aanvraag compleet en ontvankelijk is verklaard, behoudens artikel 20.

Artikel 3 – Governance, bevoegdheden en uitvoering

1 De Algemene Vergadering stelt dit reglement en materiële wijzigingen daarvan vast op voorstel van het Bestuur, voor zover de statuten geen andere bevoegdheidsverdeling voorschrijven.

2 De Coöperatie blijft naar buiten toe eigenaar en stelselverantwoordelijke van Raelis Quality en is bevoegd tot normstelling, aanwijzing van scopes, formele certificeringsbesluiten en stelseltoezicht.

1. Raelis Services verzorgt krachtens document 14 de integrale operationele uitvoering van het certificeringsstelsel. Zij kan binnen de door de Coöperatie vastgestelde normen, criteria, bewijsvereisten, wegingen, beslisgrenzen en procedures administratieve, technische, verificatie-, inhoudelijke beoordelings-, monitorings- en rapportagewerkzaamheden uitvoeren. Raelis Services kan daarvoor Beoordelaars en Reviewers inzetten, mits zij overeenkomstig de toepasselijke reglementen zijn aangewezen en functioneel onafhankelijk handelen.

2. De primaire inhoudelijke beoordeling wordt uitgevoerd door een aangewezen Beoordelaar. Het beoordelingsrapport wordt gecontroleerd door een daarvan onafhankelijke Reviewer. Het formele certificeringsbesluit wordt genomen door een bevoegde of schriftelijk gemandateerde Besluitvormer namens de Coöperatie. Raelis Services mag het besluit voorbereiden, administratief verwerken, bekendmaken en in het register uitvoeren, maar neemt niet uit eigen hoofde een formeel besluit tot verlening, weigering, verlenging, beperking, schorsing of intrekking van een Quality-Status. Ieder formeel besluit geldt als besluit van de Coöperatie.

5 De Coöperatie richt functiescheiding in tussen verkoop of begeleiding, primaire beoordeling, Review, besluitvorming, klachtbehandeling en bezwaar. Eenzelfde persoon vervult geen onverenigbare rollen in hetzelfde dossier.

6 Commerciële belangen, lidmaatschap, contributies, afname van diensten, omzetdoelstellingen of vooruitzicht op opdrachten beïnvloeden de inhoudelijke beoordeling en besluitvorming niet.

Artikel 4 – Processtatussen en certificeringsuitkomsten

Beoordeling is het onderzoeksproces; verificatie is de controle van gegevens of bewijs; kwalificatie is de inhoudelijke duiding van een uitkomst; Quality-Status is de formele, tijdgebonden uitkomst; certificaat is het bewijsdocument; Badge is de grafische licentie-uiting; Registervermelding is de openbare weergave. Geen van deze begrippen mag als synoniem worden gebruikt buiten het omschreven rechtsgevolg.

1 De processtatussen zijn: geregistreerd, in aanvulling, compleet, in beoordeling, in Review, in besluitvorming en beëindigd. Een processtatus geeft geen recht om certificering te claimen.

2 Een inhoudelijk besluit luidt: gecertificeerd, gecertificeerd onder voorwaarden of geweigerd.

3 Een bestaande Quality-Status kan actief, voorlopig geschorst, definitief geschorst, ingetrokken, verlopen of vrijwillig beëindigd zijn.

Artikel 5 – Aanvraag, compleetheid en ontvankelijkheid

1 Een aanvraag wordt ingediend voor een specifiek omschreven Aanvrager, Certificatieobject, activiteit en scope via het aangewezen aanvraagproces.

2 Vooraf worden ten minste bekendgemaakt:

• het toepasselijke Toetsingskader en versienummer

• de vereiste gegevens en bewijsstukken

• de beoordelingsmethode en mogelijke uitkomsten

• de toepasselijke vergoeding en betalingsmomenten

• de gebruikelijke behandeltermijn

• de toepasselijke klacht- en bezwaarroute

3 De ontvangst wordt binnen vijf Werkdagen bevestigd. Binnen tien Werkdagen wordt meegedeeld of de aanvraag compleet en ontvankelijk is.

4 Bij een onvolledige aanvraag krijgt de Aanvrager een concrete hersteltermijn van ten minste tien en ten hoogste twintig Werkdagen.

5 Een aanvraag kan niet-ontvankelijk worden verklaard indien:

a. het Certificatieobject buiten een beschikbare scope valt

b. de Aanvrager niet bevoegd is

c. noodzakelijke informatie na herstel ontbreekt

d. de vergoeding na aanmaning niet is voldaan

e. beoordeling door een juridisch of feitelijk beletsel onmogelijk is

f. een inhoudelijk gelijkluidende aanvraag in de voorafgaande zes maanden definitief is geweigerd en geen relevante nieuwe feiten, gewijzigde omstandigheden of aanvullende bewijsstukken zijn aangevoerd.

6 Niet-ontvankelijkheid wordt schriftelijk gemotiveerd met vermelding van de bezwaarroute. De inhoudelijke beslistermijn vangt aan bij compleet- en ontvankelijkverklaring.

Artikel 6 – Normenkader, objectiviteit en gelijkwaardigheid

1 Het Toetsingskader benoemt per scope ten minste het Certificatieobject, normpunten, wettelijke of private aard, knock-outcriteria, wegingen, minimumuitkomst, toelaatbaar bewijs, geldigheidsduur en gevolgen van tekortkomingen.

2 Normpunten zijn zodanig omschreven dat verschillende bevoegde Beoordelaars op basis van dezelfde feiten in beginsel tot dezelfde uitkomst kunnen komen.

3 Een wettelijke eis wordt uitsluitend als zodanig aangeduid indien zij op het Certificatieobject en de feitelijke situatie van toepassing is. Een aanvullende Raelis-eis wordt herkenbaar als private kwaliteitsnorm aangeduid.

4 Een alternatief bewijsmiddel of alternatieve beheersmaatregel wordt aanvaard indien aantoonbaar een ten minste gelijkwaardig niveau van zekerheid of risicobeheersing wordt bereikt en het Toetsingskader dit niet uitsluit.

5 Een afwijking, ontheffing of gelijkwaardigheidsbesluit wordt gemotiveerd, door een tweede bevoegde persoon gereviewd en reproduceerbaar vastgelegd.

Artikel 7 – Algemene minimumnormen

1 Het Certificatieobject voldoet, voor zover toepasselijk, aan de algemene minimumnormen in Bijlage B en aan de in het Toetsingskader geactiveerde eisen.

2 De algemene beoordeling omvat in ieder geval identiteit en registratie, fiscale en administratieve basis, professionele marktuitingen, opdracht- en factuurpraktijk, risicobeheersing, continuïteit, integriteit en toepasselijke vergunningen of beroepsregistraties.

3 Voorzieningen voor arbeidsongeschiktheid, aansprakelijkheid, ongevallen of overlijden, calamiteiten en oude dag gelden als private Raelis-normen voor zover het Toetsingskader deze activeert. De aard en omvang moeten passend en aantoonbaar zijn; gelijkwaardige combinaties zijn toegestaan.

4 Een RI&E met plan van aanpak is een wettelijke eis indien de wet die voor de onderneming verplicht stelt. Voor een zelfstandige zonder personeel kan een veiligheidsinventarisatie uitsluitend als afzonderlijk aangeduide private Raelis-norm worden verlangd.

5 Een verklaring betalingsgedrag, WKA-verklaring of g-rekeninginformatie wordt uitsluitend verlangd in een passende fiscale of ketencontext. Van een zelfstandige zonder personeel wordt geen bewijs verlangd dat deze redelijkerwijs niet kan verkrijgen.

Artikel 8 – Ondernemerschap en beperking van schijnzelfstandigheid

1 Voor een Quality-Status die zelfstandig ondernemerschap omvat, wordt het Certificatieobject verplicht beoordeeld volgens document 07 en de daarin aangewezen actuele methodiek.

2 De beoordeling is holistisch en betrekt zowel contractuele afspraken als de feitelijke uitvoering. De benaming van de overeenkomst, partijbedoeling of inschrijving in het Handelsregister is niet afzonderlijk doorslaggevend.

3 De toets omvat ten minste:

a. gezag, instructies, toezicht en organisatorische inbedding

b. persoonlijke arbeid, vervanging en beschikbaarheid

c. ondernemersrisico, investeringen en aansprakelijkheid

d. tariefvorming, facturering en betalingsrisico

e. acquisitie, marktpositionering en meerdere opdrachtgevers

f. duur, omvang en economische afhankelijkheid

g. de verhouding tot de kernactiviteiten en reguliere organisatie van de opdrachtgever

h. de werkelijkheidstoets tussen dossier en praktijk

4 Raelis certificeert de onderneming binnen de onderzochte scope en geeft geen bindend oordeel over de fiscale of arbeidsrechtelijke kwalificatie van iedere afzonderlijke opdrachtrelatie.

5 Nieuwe relevante feiten over de feitelijke uitvoering kunnen aanleiding geven tot een opdrachtgerichte aanvullende toets, tussentijdse herbeoordeling of beperking van de reikwijdte.

Artikel 9 – Sectorindeling en sectorspecifieke normen

1 Sectorindeling vindt plaats op basis van feitelijke werkzaamheden, risico’s en toepasselijke wetgeving en niet uitsluitend op basis van SBI-code of handelsnaam.

2 Bij activiteiten in meerdere sectoren gelden de toepasselijke normpunten cumulatief, tenzij het Toetsingskader een gemotiveerde afbakening per activiteit of scope toestaat.

3 Bijlage C bevat sectorclusters en aandachtsgebieden. Een sectorspecifieke eis is pas bindend wanneer het toepasselijke Toetsingskader haar activeert en voldoende objectief uitwerkt.

4 Wettelijke vergunningen, registraties en vakbekwaamheidseisen gelden uitsluitend indien zij voor de feitelijke activiteiten van toepassing zijn. Private plusnormen worden afzonderlijk herkenbaar gemaakt.

Artikel 10 – Onderzoek, bewijs en hoor en wederhoor

1 De beoordeling kan bestaan uit documenttoetsing, plausibiliteitscontrole, registercontrole, interviews, digitale validatie, audits, inspecties, steekproeven en verificatie van herstelmaatregelen, voor zover proportioneel en vooraf voorzienbaar.

2 De Beoordelaar legt per normpunt vast welk bewijs is onderzocht, welke feiten zijn vastgesteld, welke uitkomst volgt en welke onzekerheid of Tekortkoming resteert.

3 Aanvullende informatie wordt alleen gevraagd indien noodzakelijk voor een toepasselijk normpunt. Het verzoek vermeldt doel, grond, reikwijdte en redelijke reactietermijn.

4 Voordat een afwijzend of beperkend besluit wordt genomen, ontvangt de Aanvrager de relevante feitelijke bevindingen en gelegenheid daarop te reageren. Herstel wordt toegestaan indien dit de aard van de norm niet aantast en geen onaanvaardbaar risico veroorzaakt.

5 Nieuwe of niet vooraf bekendgemaakte materiële criteria worden niet ten nadele van de Aanvrager toegepast.

Artikel 11 – Deskundigheid, onafhankelijkheid, Review en besluit

Een financieel, commercieel of ontwikkelingsbelang van Community, Capital, Quest, Raelis Services, een Projectentiteit of een lid mag een Quality-beoordeling niet beïnvloeden. Een betrokken persoon meldt ieder belang en neemt niet deel aan beoordeling, review of besluitvorming.

1 De Coöperatie legt per scope competentie-eisen vast en registreert opleiding, ervaring, bevoegdheid en periodieke beoordeling van Beoordelaars, Reviewers en Besluitvormers.

2 Iedere betrokkene meldt vooraf en gedurende de procedure persoonlijke, zakelijke, financiële of andere belangen die onpartijdigheid of de schijn daarvan kunnen beïnvloeden.

3 Een persoon neemt niet deel indien deze in de voorafgaande twee jaar rechtstreeks samenhangend advies- of uitvoeringswerk voor de Aanvrager verrichtte, financieel of persoonlijk belang heeft, in een nauwe relatie staat of anderszins niet onbevangen kan oordelen.

4 Indien een belangenconflict of gerechtvaardigde schijn van partijdigheid bestaat, neemt de betrokken persoon niet verder deel aan het dossier en wordt zijn taak overgedragen aan een andere bevoegde persoon. De melding, beoordeling, genomen beheersmaatregel en overdracht worden in het dossier vastgelegd.

5 Het beoordelingsrapport wordt gereviewd door een andere bevoegde persoon. Het formele besluit wordt genomen door een Besluitvormer die niet de primaire Beoordelaar is.

6 De beslissing volgt binnen twintig Werkdagen na compleet- en ontvankelijkverklaring. Bij noodzakelijk aanvullend onderzoek kan eenmaal met maximaal twintig Werkdagen worden verlengd, met voorafgaande schriftelijke motivering.

7 Het besluit vermeldt ten minste:

a. identiteit van de beoordeelde persoon of entiteit

b. Certificatieobject en reikwijdte

c. toepasselijk Normenkader en versienummer

d. doorslaggevende feiten, bewijsbronnen en beoordeling

e. uitkomst, Tekortkomingen en eventuele voorwaarden

f. ingangsdatum en geldigheidsduur

g. gevolgen voor Certificaat, Badge en Register

h. wijze en termijn van bezwaar

8 Een afwijzend of beperkend besluit berust niet uitsluitend op algemene begrippen zoals twijfel, risico, integriteit, imago of reputatie, maar op concrete feiten, toepasselijke normpunten en een evenredigheidsafweging.

Artikel 12 – Certificering onder voorwaarden en herstel

1 Certificering onder voorwaarden is alleen mogelijk bij herstelbare niet-kritieke Tekortkomingen die geen onmiddellijk onaanvaardbaar risico vormen en niet zien op een onvervuld knock-outcriterium.

2 Het besluit vermeldt de openstaande normpunten, vereiste maatregelen of bewijsstukken, uiterste hersteltermijn, wijze van verificatie en gevolgen van niet-tijdig herstel.

3 De hersteltermijn bedraagt in beginsel ten hoogste drie maanden. Verlenging is eenmaal mogelijk indien herstel aantoonbaar in uitvoering is en belangen van derden of stelselbetrouwbaarheid zich daartegen niet verzetten.

4 Niet-tijdig herstel leidt niet automatisch tot intrekking zonder besluit. De Coöperatie beoordeelt de feiten, hoort de Houder en neemt een gemotiveerd vervolgbesluit.

Artikel 13 – Geldigheid, monitoring en herbeoordeling

1 Een Quality-Status geldt voor de in het Toetsingskader bepaalde termijn en, bij ontbreken daarvan, twaalf maanden. Stilzwijgende verlenging vindt niet plaats.

2 De Houder meldt een Materiële wijziging zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen tien Werkdagen nadat zij zich voordoet of bekend wordt.

3 De Coöperatie kan risicogestuurd, periodiek of steekproefsgewijs toezicht houden volgens vooraf vastgelegde criteria.

4 Tussentijds onderzoek kan plaatsvinden bij een Materiële wijziging, concreet signaal, relevante klacht, verlies van een vereiste vergunning of voorziening, misleidend statusgebruik of een geplande steekproef.

5 De Houder werkt binnen redelijke grenzen mee. Een informatieverzoek vermeldt grond, reikwijdte en reactietermijn.

6 Voor verlenging wordt tijdig een herbeoordeling aangevraagd. Een lopende herbeoordeling verlengt de bestaande Quality-Status uitsluitend indien een schriftelijk overgangsbesluit dat uitdrukkelijk bepaalt.

Artikel 14 – Klachten, signalen en incidenten binnen de certificering

1 Klachten, incidentmeldingen, sancties, beroepsfouten, veiligheidsincidenten en fiscale of integriteitssignalen worden alleen meegewogen indien zij voldoende concreet, relevant en verifieerbaar zijn voor een toepasselijk normpunt.

2 Een anoniem signaal of mediabericht vormt op zichzelf geen bewijs van een Tekortkoming, maar kan bij voldoende concreetheid aanleiding geven tot proportioneel onderzoek.

3 De Houder wordt geïnformeerd over voor de beslissing relevante bevindingen en krijgt gelegenheid tot reactie, tenzij tijdelijke geheimhouding noodzakelijk en rechtmatig is voor onderzoek of bescherming van derden.

4 Vermoedens worden onderscheiden van vastgestelde feiten. De betrouwbaarheid van de bron, actualiteit, ernst, samenhang en mogelijke tegeninformatie worden vastgelegd.

5 Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien daarvoor een geldige grondslag en aanvullende wettelijke bevoegdheid bestaat en overeenkomstig document 12 en de daarbij behorende protocollen.

6 Een klacht over de dienstverlening of handelwijze van Raelis wordt behandeld volgens document 10 en niet als vervanging van bezwaar tegen een certificeringsbesluit.

Artikel 15 – Voorlopige schorsing, schorsing, intrekking en beëindiging

1 Een Quality-Status kan voorlopig worden geschorst bij concrete, verifieerbare feiten die een ernstig vermoeden opleveren van een materiële Tekortkoming, wezenlijke misleiding, fraude, onveiligheid, misbruik van de status of ongerechtvaardigde weigering van medewerking.

2 Vooraf wordt de Houder gehoord, tenzij onmiddellijke actie noodzakelijk is. In dat geval volgt horen uiterlijk binnen vijf Werkdagen.

3 Het besluit tot voorlopige schorsing vermeldt feiten, normpunten, gevolgen, benodigde informatie, reactietermijn, einddatum en bezwaarroute. De maatregel duurt maximaal twintig Werkdagen en kan eenmaal gemotiveerd met maximaal twintig Werkdagen worden verlengd.

4 Definitieve schorsing is mogelijk indien herstel binnen een bepaalde termijn redelijk en evenredig is. Het besluit vermeldt de concrete feiten en normpunten, de gevolgen van de schorsing, de vereiste herstelmaatregelen, de hersteltermijn en de mogelijkheid van bezwaar. De definitieve schorsing duurt maximaal drie maanden en kan eenmaal met maximaal drie maanden worden verlengd indien herstel aantoonbaar in uitvoering is en een verlenging gemotiveerd wordt vastgesteld.

5 Intrekking is uitsluitend mogelijk indien:

a. een ernstige Tekortkoming niet tijdig is hersteld

b. herstel redelijkerwijs niet mogelijk is

c. de status door fraude, vervalsing of wezenlijke misleiding is verkregen

d. structureel of ernstig buiten de reikwijdte wordt gehandeld

e. voortzetting een concreet en onevenredig risico voor derden of het stelsel veroorzaakt

6 Voor intrekking ontvangt de Houder de relevante bevindingen en ten minste tien Werkdagen voor reactie, behoudens aantoonbare onmogelijkheid of een onmiddellijk zwaarwegend risico.

7 De Quality-Status eindigt ook door verloop, schriftelijk verzoek van de Houder, beëindiging van de beoordeelde entiteit of definitief verdwijnen van het Certificatieobject.

8 Een beperking van registerzichtbaarheid, Platformtoegang, dienstverlening of faciliteiten wordt niet gebruikt als verkapte schorsing, intrekking of ontzetting. De procedure volgt het materiële rechtsgevolg.

Artikel 16 – Register, Certificaat, Status en Badge

1 Publicatie en raadpleging van een Quality-Status vinden plaats volgens document 08. De registervermelding omvat uitsluitend vastgestelde en voor het doel noodzakelijke gegevens.

2 Het Certificaat en de Badge blijven eigendom van de Coöperatie. De Houder verkrijgt een tijdelijk, niet-overdraagbaar en voorwaardelijk gebruiksrecht volgens document 09.

3 Gebruik is uitsluitend toegestaan gedurende de actieve geldigheid, voor de genoemde Houder en reikwijdte en zonder misleidende verruiming of suggestie van overheids- of accreditatie-erkenning.

4 Vanaf voorlopige of definitieve schorsing wordt de status niet in nieuwe uitingen gebruikt. Vanaf intrekking, verloop of beëindiging worden statusclaims en digitale uitingen binnen 48 uur verwijderd.

5 De registerstatus wordt zonder onnodige vertraging aangepast. Historische gegevens worden slechts zichtbaar gehouden voor zover document 08 en privacywetgeving dat toestaan.

Artikel 17 – Vergoedingen en betaling

1 De Algemene Vergadering stelt op voorstel van het Bestuur de grondslagen voor vergoedingen vast. Het Bestuur stelt binnen die grondslagen een transparante tarieflijst vast.

2 Tarieven, betalingsmomenten en periodieke kosten worden vooraf bekendgemaakt. Betaling geeft geen recht op een positieve beslissing.

3 Facturen worden binnen veertien dagen betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4 Kosten van daadwerkelijk verrichte werkzaamheden worden bij weigering of intrekking van de aanvraag niet gerestitueerd. Vooruitbetaalde bedragen voor aantoonbaar niet verrichte werkzaamheden worden terugbetaald.

5 Indien de Coöperatie een aanvraag- of beoordelingsprocedure beëindigt om een reden die niet aan de Aanvrager kan worden toegerekend, worden vooruitbetaalde bedragen voor nog niet verrichte werkzaamheden terugbetaald.

6 Schorsing, intrekking of beëindiging geeft geen recht op terugbetaling van vergoedingen over reeds verstreken gebruiks- of beoordelingsperioden. Vooruitbetaalde bedragen die uitsluitend betrekking hebben op perioden na de beëindigingsdatum worden naar evenredigheid verrekend, tenzij de beëindiging het gevolg is van fraude, vervalsing of opzettelijke misleiding door de Houder.

7 Periodieke tarieven kunnen jaarlijks worden geïndexeerd volgens de consumentenprijsindex alle huishoudens van het CBS. Andere verhogingen worden ten minste één maand vooraf bekendgemaakt.

Artikel 18 – Dossier, vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

1 Niet-openbare aanvraag- en beoordelingsinformatie wordt vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor certificering, toezicht, bezwaar, kwaliteitsbewaking en wettelijke verplichtingen.

2 Toegang is beperkt tot personen die deze voor hun functie nodig hebben en die aan passende geheimhouding en beveiliging zijn gebonden.

3 Raelis Services en externe uitvoerders ontvangen uitsluitend noodzakelijke gegevens en handelen volgens document 12, document 14 en toepasselijke verwerkingsafspraken.

4 Bewijsmiddelen met financiële, gezondheids-, strafrechtelijke of andere gevoelige gegevens worden slechts opgevraagd indien noodzakelijk en proportioneel. Waar mogelijk worden bedragen, rekeningnummers of andere niet-relevante gegevens afgeschermd.

5 Bewaartermijnen volgen de bewaartermijnenmatrix bij document 12. Na afloop worden gegevens verwijderd of duurzaam geanonimiseerd, tenzij een wettelijke grond tot langere bewaring verplicht.

Artikel 19 – Klacht, bezwaar en verdere rechtsbescherming

1 Klachten over dienstverlening, gedrag, communicatie of procedure worden behandeld volgens document 10.

2 Tegen niet-ontvankelijkheid, weigering, certificering onder voorwaarden, voorlopige schorsing, definitieve schorsing, intrekking, beperking van de reikwijdte of weigering van verlenging staat bezwaar open volgens document 11.

3 De bezwaartermijn, ontvankelijkheid, onafhankelijkheid, dossierinzage, horen, tijdelijke opschorting en beslissing worden uitsluitend door document 11 beheerst. Dit artikel creëert geen afwijkende parallelle procedure.

4 Bezwaar schorst het besluit niet automatisch. Een verzoek om een tijdelijke maatregel wordt behandeld volgens document 11.

5 De beslissing op bezwaar vermeldt de eventueel openstaande toegang tot de bevoegde rechter of andere statutair geldige geschilroute.

Artikel 20 – Wijziging, versiebeheer en overgangsrecht

1 Dit reglement en ieder Toetsingskader dragen een versienummer, vaststellingsdatum, ingangsdatum, eigenaar en wijzigingsoverzicht.

2 Materiële wijzigingen van dit reglement worden door de Algemene Vergadering vastgesteld. Technische of redactionele wijzigingen zonder materieel rechtsgevolg kunnen door het Bestuur worden vastgesteld en aan de eerstvolgende Algemene Vergadering worden gerapporteerd.

3 Bij iedere materiële wijziging van een Toetsingskader wordt vooraf vastgesteld op welke aanvragen zij geldt, welke overgangstermijn voor Houders geldt, of herbeoordeling nodig is en welke gevolgen niet-tijdige aanpassing heeft.

4 Een aanvraag wordt in beginsel behandeld volgens de versie die gold bij compleet- en ontvankelijkverklaring. Een latere procedurele verbetering kan direct worden toegepast indien zij de rechtsbescherming versterkt en niemand onevenredig benadeelt.

5 Een materiële verzwaring geldt niet met terugwerkende kracht. Afwijking is alleen mogelijk indien dwingend recht of een onmiddellijk aantoonbaar veiligheids- of integriteitsrisico dit noodzakelijk maakt en een gemotiveerd overgangsbesluit is genomen.

6 Bestaande geldige proceshandelingen worden niet herhaald, tenzij dit noodzakelijk is voor onafhankelijkheid, hoor en wederhoor of deugdelijke motivering.

Artikel 21 – Aansprakelijkheid en vertrouwen door derden

1 De Coöperatie voert beoordelingen zorgvuldig uit op basis van de beschikbare informatie, maar garandeert niet dat verstrekte informatie volledig blijft, dat nooit een incident plaatsvindt of dat een derde zonder eigen onderzoek op de Quality-Status kan vertrouwen.

2 Een opdrachtgever, intermediair of andere derde blijft verantwoordelijk voor eigen wettelijke, contractuele en risicogestuurde controles en voor beoordeling van de concrete opdrachtrelatie.

3 Een aansprakelijkheidsbeperking uit toepasselijke overeenkomsten of voorwaarden geldt niet voor zover zij naar dwingend recht geen stand houdt en laat opzet of bewuste roekeloosheid van de Coöperatie onverlet.

Artikel 22 – Slotbepalingen

1 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur met inachtneming van de statuten, redelijkheid en billijkheid, onpartijdigheid, gelijke behandeling en de doelstelling van het certificeringsstelsel.

2 Een leemte wordt niet gebruikt om met terugwerkende kracht een nieuwe materiële toelatingseis, sanctie of intrekkingsgrond toe te passen.

3 Indien een bepaling nietig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige regeling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.

4 Op dit reglement is Nederlands recht van toepassing.

5 Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Certificatiereglement Raelis Quality’ en treedt in werking op de door de Algemene Vergadering vastgestelde datum.

Verwijzing naar het bijlagenboek

De bijlagen A tot en met F maken integraal onderdeel uit van dit Certificatiereglement Raelis Quality. Deze bijlagen zijn opgenomen in een afzonderlijk bijlagenboek:

05_Bijlagenboek_Certificatiereglement_Raelis_Quality

Bij verschillen of tegenstrijdigheden tussen dit Certificatiereglement en het bijlagenboek prevaleert het Certificatiereglement. Het bijlagenboek moet steeds worden geraadpleegd in samenhang met de geldende versie van dit Certificatiereglement. Alleen de bijlagen die behoren bij de geldende versie van het Certificatiereglement zijn van toepassing.