Reglement Raelis Quest

REGLEMENT

Documentgegevens

Juridische positionering

Raelis Quest is een pijler binnen het Raelis-ecosysteem en valt onder verantwoordelijkheid van Coöperatie Raelis Group U.A. De Coöperatie is juridisch eigenaar van het Questkader en stelt de wezenlijke doelstellingen, voorwaarden en kaders vast.

Raelis Services B.V. kan de operationele, administratieve, organisatorische en inhoudelijke uitvoering van Quest verzorgen op grond van een afzonderlijke schriftelijke dienstverleningsovereenkomst, opdracht, volmacht of mandaat.

De inzet van Raelis Services B.V. laat de statutaire verantwoordelijkheden van de Coöperatie onverlet. Raelis Services B.V. kan de Coöperatie uitsluitend vertegenwoordigen wanneer daarvoor een toereikende schriftelijke bevoegdheid bestaat.

Raelis Capital B.V. en Stichting Ondernemers Vangnet Nederland zijn juridisch zelfstandige rechtspersonen. Deelname aan Quest maakt deze rechtspersonen niet automatisch partij bij een Questtraject.

Artikel 1 – Begrippen, doel en vormen van Quest

1. In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Coöperatie: Coöperatie Raelis Group U.A.; b. Raelis Services: Raelis Services B.V.; c. Quest: de ontwikkel-, opleidings-, innovatie-, onderzoeks-, incubatie- en projectvormingspijler binnen het Raelis-ecosysteem; d. Questtraject: een afzonderlijk traject waarop dit reglement van toepassing is verklaard; e. Deelnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die rechtsgeldig tot een Questtraject is toegelaten; f. Questteam: de personen die door of namens de Coöperatie zijn aangewezen voor de uitvoering of begeleiding van een Questtraject; g. Trajectplan: de schriftelijke projectspecifieke vastlegging van doel, scope, rollen, planning, resultaten, kosten, risico’s en voorwaarden; h. Achtergrondkennis: kennis, gegevens, programmatuur, modellen, methoden, ontwerpen, documentatie en intellectuele-eigendomsrechten die vóór aanvang van het Questtraject al bij een partij aanwezig waren; i. Resultaten: alle gedurende het Questtraject ontwikkelde werken, materialen, kennis, modellen, concepten, ontwerpen, software, gegevens, rapporten en overige resultaten; j. Deliverables: de in het Trajectplan concreet omschreven op te leveren resultaten.

1. Quest heeft tot doel deelnemers te ondersteunen bij het ontwikkelen van kennis, vaardigheden, ondernemingen, producten, diensten, technologie, maatschappelijke initiatieven en Projecten.

2. Een Questtraject kan onder meer bestaan uit een challenge, opleiding, onderzoek, ontwikkelprogramma, sprint, incubatietraject, pilot, testomgeving, workshop, innovatieprogramma of projectvoorbereiding.

3. De exacte inhoud, duur, intensiteit, toegangseisen en resultaten worden per Questtraject vastgesteld.

4. Deelname aan Quest geeft geen automatisch recht op:

a. lidmaatschap van de Coöperatie; b. verkrijging of behoud van een Quality-status; c. opname in een openbaar register; d. financiering of participatie door Raelis Capital B.V.; e. ondersteuning door Stichting Ondernemers Vangnet Nederland; f. opdrachten, omzet, winst, lancering of commercieel succes.

Artikel 2 – Verantwoordelijkheden en uitvoering

1. De Coöperatie is verantwoordelijk voor het Questkader en voor de vaststelling van de wezenlijke doelstellingen, toelatingsvoorwaarden, kwaliteitsvoorwaarden en algemene kaders van Quest.

2. Raelis Services kan binnen een schriftelijke dienstverleningsovereenkomst of opdracht verantwoordelijk zijn voor:

a. het organiseren van Questtrajecten; b. het uitvoeren van intake- en voortgangsgesprekken; c. het begeleiden van deelnemers; d. het inschakelen en coördineren van deskundigen; e. het bewaken van planning, budget en mijlpalen; f. de administratieve verwerking en dossiervorming; g. het opstellen van adviezen en voortgangsrapportages.

1. Raelis Services verkrijgt door de operationele uitvoering geen zelfstandige bevoegdheid om statutaire besluiten namens de Coöperatie te nemen.

2. Een besluit of rechtshandeling namens de Coöperatie kan uitsluitend worden genomen of verricht door een volgens de wet, statuten, volmacht of mandaat bevoegde persoon.

3. Voor ieder Questtraject wordt duidelijk vastgelegd:

a. wie opdrachtgever is; b. wie uitvoerder is; c. wie contractspartij van de deelnemer is; d. wie betalingen ontvangt; e. wie verantwoordelijk is voor persoonsgegevens; f. wie bevoegd is besluiten te nemen; g. welke derde partijen bij het traject betrokken zijn.

1. Raelis Capital B.V. en Stichting Ondernemers Vangnet Nederland zijn niet automatisch opdrachtgever, uitvoerder, contractspartij, financier of garantsteller van een Questtraject.

Artikel 3 – Aanvraag, selectie en toelating

1. Een belangstellende kan op de daarvoor aangegeven wijze een aanvraag voor deelname aan een Questtraject indienen.

2. Een aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde en voor het betreffende traject relevante criteria. Deze criteria kunnen betrekking hebben op:

a. aansluiting bij het doel van het traject; b. uitvoerbaarheid en haalbaarheid; c. beschikbare capaciteit en benodigde expertise; d. kwaliteit en volledigheid van de aanvraag; e. integriteit van de aanvrager en betrokken partijen; f. mogelijke maatschappelijke of economische impact; g. juridische, financiële, privacy-, veiligheids- en reputatierisico’s; h. beschikbaar budget en beschikbare plaatsen; i. mogelijke belangenconflicten; j. de toegevoegde waarde voor het Questtraject.

1. Een aanvraag of uitnodiging tot het verstrekken van informatie vormt geen aanbod en geeft geen recht op deelname.

2. Lidmaatschap van de Coöperatie of deelname aan Community, Quality, Capital of een ander onderdeel van het Raelis-ecosysteem geeft geen automatisch recht op toelating tot Quest.

3. De Coöperatie kan een aanvraag gemotiveerd:

a. accepteren; b. onder voorwaarden accepteren; c. faseren; d. combineren met een ander traject; e. doorverwijzen; f. op een wachtlijst plaatsen; g. geheel of gedeeltelijk afwijzen.

1. De formele toelating vindt schriftelijk plaats door of namens de Coöperatie.

2. Deelname komt pas tot stand nadat:

a. de toelating schriftelijk is bevestigd; b. de deelnemer het Trajectplan en de toepasselijke voorwaarden heeft ontvangen; c. de vereiste overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend; d. eventueel verschuldigde kosten of bijdragen volgens afspraak zijn voldaan; e. aan eventuele opschortende voorwaarden is voldaan.

1. Een afwijzing van een Questaanvraag is geen besluit over lidmaatschap, certificering, Quality-status of toegang tot Raelis Capital.

2. Een afwijzing wordt voorzien van een beknopte en begrijpelijke motivering, tenzij zwaarwegende juridische, privacy-, veiligheids- of integriteitsbelangen zich daartegen verzetten.

Artikel 4 – Trajectplan en individuele overeenkomst

1. Voor ieder substantieel Questtraject wordt vóór aanvang een schriftelijk Trajectplan vastgesteld.

2. Het Trajectplan bevat ten minste:

a. de naam en omschrijving van het traject; b. het doel en de beoogde resultaten; c. de scope en afbakening; d. de identiteit en rollen van de betrokken partijen; e. de verantwoordelijkheden van de deelnemer; f. de verantwoordelijkheden van de Coöperatie, Raelis Services en derden; g. de planning en looptijd; h. de mijlpalen en beslismomenten; i. de Deliverables en acceptatiecriteria; j. het budget, de kosten en de betalingsafspraken; k. de benodigde informatie, capaciteit en expertise; l. de belangrijkste afhankelijkheden en risico’s; m. de afspraken over intellectuele eigendom en gebruiksrechten; n. de afspraken over vertrouwelijkheid, privacy en publiciteit; o. de rapportage- en evaluatiemomenten; p. de pauze-, herstel-, stop- en exitcriteria; q. de afspraken over oplevering, overdracht en nazorg.

1. Het Trajectplan wordt door de daarvoor bevoegde partijen goedgekeurd.

2. Indien de aard, duur, kosten, risico’s of intellectuele-eigendomsafspraken daartoe aanleiding geven, wordt naast het Trajectplan een afzonderlijke deelnemers- of projectovereenkomst gesloten.

3. Een wezenlijke wijziging van doel, scope, kosten, doorlooptijd, Deliverables of risicoverdeling wordt vooraf schriftelijk vastgelegd.

4. Een operationele wijziging binnen de reeds vastgestelde scope kan door Raelis Services worden doorgevoerd voor zover dit binnen haar schriftelijke opdracht en bevoegdheden valt.

5. Indien partijen geen overeenstemming bereiken over een wezenlijke wijziging, kan het traject volgens de overeengekomen stop- en exitregeling worden beëindigd.

Artikel 5 – Inzet en eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer

1. De deelnemer verstrekt tijdig alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor de voorbereiding en uitvoering van het Questtraject.

2. De deelnemer staat ervoor in dat de door hem verstrekte informatie naar beste weten juist, volledig, actueel en rechtmatig verkregen is.

3. De deelnemer:

a. werkt actief en tijdig aan het traject mee; b. stelt de afgesproken personen, middelen en informatie beschikbaar; c. meldt relevante wijzigingen en risico’s onmiddellijk; d. neemt tijdig de beslissingen die voor de voortgang nodig zijn; e. respecteert de rechten en belangen van andere deelnemers en derden; f. houdt zich aan toepasselijke veiligheids-, gedrags-, privacy- en integriteitsregels.

1. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor zijn onderneming, bedrijfsvoering, besluitvorming, implementatie, wettelijke verplichtingen en het gebruik van de resultaten.

2. De deelnemer controleert vóór commercieel of publiek gebruik zelf of aanvullende juridische, fiscale, technische, financiële, veiligheids- of toezichtrechtelijke beoordeling nodig is.

3. De deelnemer mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming namens de Coöperatie, Raelis Services, Raelis Capital B.V., OVN of een andere deelnemer handelen of verplichtingen aangaan.

4. Onvoldoende of niet-tijdige medewerking kan leiden tot vertraging, aanpassing, opschorting of beëindiging van het Questtraject.

Artikel 6 – Aard van de dienstverlening en geen resultaatgarantie

1. De werkzaamheden binnen Quest hebben het karakter van een inspanningsverplichting, tenzij in het Trajectplan uitdrukkelijk en schriftelijk een concreet resultaat is gegarandeerd.

2. De Coöperatie en Raelis Services garanderen niet dat een Questtraject leidt tot:

a. financiering; b. certificering of een Quality-status; c. opname in een register; d. goedkeuring door een toezichthouder of andere derde; e. verkrijging van subsidie; f. marktintroductie of commerciële exploitatie; g. omzet, winst, opdrachten of waardegroei; h. een succesvol product, onderneming of Project.

1. Prognoses, scenario’s, waarderingen, analyses en adviezen zijn gebaseerd op de op dat moment beschikbare informatie en kunnen door gewijzigde omstandigheden achterhaald raken.

2. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor de beoordeling en uitvoering van zakelijke, juridische, fiscale, financiële en technische beslissingen.

3. Binnen Quest wordt geen persoonlijk beleggingsadvies, kredietadvies, juridisch advies of ander gereguleerd advies verstrekt, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en wordt uitgevoerd door een daarvoor bevoegde persoon of organisatie.

Artikel 7 – Intellectuele eigendom en achtergrondkennis

1. Iedere partij behoudt de eigendom van haar Achtergrondkennis en de daarop rustende intellectuele-eigendomsrechten.

2. Het beschikbaar stellen van Achtergrondkennis houdt geen overdracht van eigendom in.

3. Voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van het Questtraject verleent de rechthebbende een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie voor de duur en het doel van het traject, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Nieuwe Resultaten behoren in beginsel toe aan de partij waarvan de medewerkers of ingeschakelde personen deze Resultaten hebben ontwikkeld.

5. Indien Resultaten gezamenlijk zijn ontwikkeld en de afzonderlijke bijdragen niet redelijk kunnen worden gescheiden, worden vóór commercieel gebruik schriftelijke afspraken gemaakt over eigendom, gebruik, beheer, kosten, bescherming, licenties en exploitatie.

6. Afwijkende afspraken over overdracht, gezamenlijke eigendom, exclusiviteit of licenties zijn uitsluitend geldig indien deze vooraf of zo spoedig mogelijk schriftelijk zijn vastgelegd.

7. Overdracht van intellectuele-eigendomsrechten moet uitdrukkelijk en voldoende bepaald schriftelijk worden overeengekomen.

8. Iedere partij staat ervoor in dat zij bevoegd is de door haar ingebrachte materialen, gegevens, software, ontwerpen, merken en andere werken binnen het traject te gebruiken.

9. Gebruik van materialen, software, data, modellen of andere rechten van derden vindt uitsluitend plaats met inachtneming van de daarop toepasselijke licentie- en gebruiksvoorwaarden.

10. Het Trajectplan vermeldt of en onder welke voorwaarden gebruik wordt gemaakt van open-sourcesoftware, generatieve artificiële intelligentie, externe datasets of andere technologie van derden.

11. Geen van de partijen mag de handelsnaam, het merk, logo of andere herkenningstekens van een andere partij gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

12. Voor zover persoonlijkheidsrechten of vergelijkbare rechten niet overdraagbaar zijn, worden daarover zo nodig afzonderlijke toestemmings- of afstandsafspraken gemaakt voor zover de wet dit toestaat.

Artikel 8 – Vertrouwelijkheid, privacy en publiciteit

1. Partijen behandelen informatie als vertrouwelijk wanneer deze als zodanig is aangeduid of wanneer uit de aard of omstandigheden redelijkerwijs volgt dat deze vertrouwelijk is.

2. Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij binnen het Questtraject is verstrekt.

3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

a. aantoonbaar al rechtmatig openbaar was; b. buiten schending van dit reglement openbaar wordt; c. aantoonbaar al rechtmatig bij de ontvangende partij bekend was; d. rechtmatig van een derde wordt verkregen; e. zelfstandig zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie is ontwikkeld; f. op grond van de wet of een bevoegd overheidsbevel moet worden verstrekt.

1. Indien openbaarmaking wettelijk verplicht is, wordt de verstrekkende partij vooraf geïnformeerd, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

2. Publicatie, demonstratie, persbericht, testimonial, case study of andere externe communicatie over een Questtraject vindt uitsluitend plaats na voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken partijen.

3. Voor publicatie worden afspraken gemaakt over inhoud, moment, auteurschap, gebruik van namen en logo’s en bescherming van vertrouwelijke informatie.

4. Voor ieder Questtraject wordt vastgesteld welke rechtspersoon verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens.

5. Persoonsgegevens worden niet automatisch gedeeld tussen de Coöperatie, Raelis Services, Raelis Capital B.V., OVN, deelnemers en externe deskundigen.

6. Gegevensdeling vindt uitsluitend plaats wanneer daarvoor een geldige grondslag en een duidelijk omschreven doel bestaan.

7. Indien Raelis Services persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Coöperatie verwerkt, worden de vereiste afspraken vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst of een verwerkersovereenkomst.

8. De verplichtingen uit dit artikel blijven na beëindiging van het Questtraject bestaan zolang de informatie redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden behandeld of zolang een wettelijke of contractuele bewaarplicht geldt.

Artikel 9 – Quality-poort

1. Deelname aan of afronding van een Questtraject leidt niet automatisch tot een Quality-status, certificering, verificatie, erkenning of opname in een register.

2. Wanneer een Questresultaat wordt gepresenteerd als geverifieerd, gecertificeerd of geschikt voor opname in een Quality-register, moet daarvoor een afzonderlijk Quality-proces worden doorlopen.

3. Het Quality-proces wordt uitgevoerd overeenkomstig het Certificatiereglement Raelis Quality, het Beoordelings- en Verificatiekader Ondernemerschap en de overige daarop van toepassing zijnde documenten.

4. Het Questteam kan informatie verzamelen en voorbereiden, maar kan geen Quality-status toezeggen of toekennen.

5. Personen die binnen Quest wezenlijk hebben meegewerkt aan de ontwikkeling van het te beoordelen resultaat, nemen niet zelfstandig de formele Quality-beslissing over dat resultaat.

6. Voor doorstroom naar Quality is toestemming van de deelnemer vereist voor zover daarbij persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of andere beschermde gegevens worden overgedragen.

7. Een afwijzing, beperking of beëindiging binnen Quality wordt behandeld binnen het daarvoor geldende Quality-, klachten- en bezwaarregime en niet binnen het Questtraject zelf.

Artikel 10 – Capital-poort

1. Deelname aan of afronding van een Questtraject geeft geen automatisch recht op beoordeling, selectie, financiering, investering of participatie door Raelis Capital B.V.

2. Een Questresultaat kan uitsluitend aan Raelis Capital B.V. worden voorgedragen wanneer voldoende informatie beschikbaar is om een afzonderlijke juridische, financiële, commerciële, fiscale en toezichtrechtelijke beoordeling uit te voeren.

3. Een voordracht, introductie, haalbaarheidsanalyse, presentatie of selectieadvies is geen financieringstoezegging en geen formeel aanbod.

4. Raelis Capital B.V. beoordeelt zelfstandig of een Project past binnen haar doelstellingen, risicokaders, beschikbare middelen en wettelijke verplichtingen.

5. Een formele deelname of financiering kan uitsluitend tot stand komen volgens:

a. het Reglement Raelis Capital; b. het Project- en Participatiekader Raelis Capital; c. de projectspecifieke documentatie; d. de toepasselijke wet- en regelgeving; e. een afzonderlijk besluit van het bevoegde orgaan van Raelis Capital B.V.

1. Raelis Services kan de beoordeling operationeel voorbereiden of ondersteunen, maar kan geen financiering of participatie namens Raelis Capital B.V. toezeggen zonder een toereikende schriftelijke bevoegdheid.

2. Overdracht van informatie aan Raelis Capital B.V. vindt uitsluitend plaats met een geldige grondslag en, waar vereist, toestemming van de deelnemer.

3. De afwijzing van een Project door Raelis Capital B.V. heeft niet automatisch gevolgen voor het lidmaatschap, een Quality-status of andere onderdelen van het Raelis-ecosysteem.

Artikel 11 – Kosten, bijdragen, subsidies en derden

1. Voor aanvang van het Questtraject worden alle bekende kosten, bijdragen, tarieven en betalingsvoorwaarden schriftelijk vastgelegd.

2. Daarbij wordt ten minste onderscheid gemaakt tussen:

a. deelnamekosten; b. kosten van Raelis Services; c. kosten van externe deskundigen; d. kosten van materialen, software, locaties en faciliteiten; e. kosten van bescherming of registratie van intellectuele eigendom; f. kosten bij wijziging, verlenging, opschorting of beëindiging; g. belastingen en overige heffingen.

1. Kosten voor Quest zijn geen investering, inleg, spaargeld of kapitaalstorting en geven geen recht op financiering, certificering, rendement of eigendom in een Project.

2. Een betaling aan Raelis Services vindt uitsluitend plaats indien Raelis Services daarvoor zelf contractspartij of rechtsgeldig aangewezen incassopartij is.

3. Subsidies, sponsoring en bijdragen van derden worden alleen gebruikt overeenkomstig de daarop toepasselijke voorwaarden.

4. De deelnemer wordt vooraf geïnformeerd wanneer subsidievoorwaarden gevolgen kunnen hebben voor publicatie, intellectuele eigendom, administratie, controle, rapportage of terugbetaling.

5. Externe deskundigen en onderaannemers kunnen worden ingeschakeld wanneer dit past binnen het Trajectplan.

6. Met ingeschakelde derden worden passende afspraken gemaakt over geheimhouding, privacy, beveiliging, intellectuele eigendom, kwaliteit, aansprakelijkheid en gegevensverwijdering.

7. Eventuele belangenconflicten of financiële belangen van de Coöperatie, Raelis Services, begeleiders of externe deskundigen worden vooraf bekendgemaakt en beheerst.

Artikel 12 – Veiligheid, integriteit en ethiek

1. Een Questtraject wordt uitgevoerd met inachtneming van toepasselijke wetgeving en redelijke eisen van veiligheid, integriteit, privacy, ethiek en maatschappelijke zorgvuldigheid.

2. De deelnemer meldt onmiddellijk:

a. veiligheidsincidenten; b. datalekken of beveiligingsincidenten; c. vermoedens van fraude, misleiding of belangenverstrengeling; d. inbreuken op intellectuele-eigendomsrechten; e. onverwachte juridische of toezichtrechtelijke risico’s; f. omstandigheden die personen, organisaties of de omgeving ernstig kunnen schaden.

1. Voor trajecten met verhoogde risico’s kunnen aanvullende voorwaarden, controles, deskundigenoordelen of goedkeuringen verplicht worden gesteld.

2. Activiteiten waarbij personen, gevoelige persoonsgegevens, medische toepassingen, financiële producten, artificiële intelligentie, gevaarlijke stoffen, voertuigen, machines of kritieke systemen betrokken zijn, mogen pas starten nadat de toepasselijke risico- en veiligheidstoetsen zijn afgerond.

3. De Coöperatie kan deelname weigeren, beperken, opschorten of beëindigen wanneer een traject in strijd is met de wet, openbare orde, goede zeden of de vastgestelde integriteits- en veiligheidskaders.

4. Maatregelen worden zo veel mogelijk gebaseerd op controleerbare feiten en zijn evenredig aan de aard en ernst van het risico.

Artikel 13 – Voortgang, herstel, opschorting en beëindiging

1. De voortgang van het Questtraject wordt beoordeeld aan de hand van het Trajectplan en de daarin vastgelegde mijlpalen en Deliverables.

2. De Coöperatie kan een Questtraject geheel of gedeeltelijk pauzeren, aanpassen of beëindigen bij:

a. onaanvaardbare juridische, financiële, veiligheids-, privacy-, integriteits- of reputatierisico’s; b. onvoldoende voortgang; c. het niet behalen van wezenlijke mijlpalen; d. ontbrekende of onvoldoende medewerking; e. onjuiste of onvolledige informatie; f. overschrijding van budget, planning of scope; g. een belangenconflict dat niet afdoende kan worden beheerst; h. verlies van benodigde financiering, capaciteit, vergunning of toestemming; i. schending van dit reglement, het Trajectplan of de deelnemersovereenkomst.

1. Raelis Services kan binnen haar schriftelijke opdracht tijdelijke operationele maatregelen nemen wanneer onmiddellijk ingrijpen noodzakelijk is ter beperking van schade of risico.

2. Een formeel besluit tot definitieve beëindiging wordt genomen door of namens het bevoegde orgaan van de Coöperatie.

3. Voor zover de aard en ernst van de situatie dit toelaten, ontvangt de deelnemer:

a. een omschrijving van de tekortkoming; b. een redelijke hersteltermijn; c. de voorwaarden voor hervatting; d. de mogelijke gevolgen wanneer herstel uitblijft.

1. Een herstelmogelijkheid hoeft niet te worden geboden wanneer onmiddellijke beëindiging noodzakelijk is wegens fraude, ernstige integriteitsschending, onveiligheid, onrechtmatig handelen, ernstige vertrouwensbreuk of een niet-herstelbaar risico.

2. Bij opschorting of beëindiging worden de gevolgen voor kosten, betalingen, gegevens, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, Deliverables en lopende verplichtingen schriftelijk vastgelegd.

Artikel 14 – Afronding, acceptatie en overdracht

1. Bij afronding van een Questtraject wordt een eindvastlegging opgesteld.

2. De eindvastlegging vermeldt ten minste:

a. welke Deliverables zijn opgeleverd; b. welke Deliverables zijn geaccepteerd of afgewezen; c. welke werkzaamheden nog openstaan; d. welke besluiten nog moeten worden genomen; e. wie eigenaar en beheerder van de Resultaten is; f. welke licenties of gebruiksrechten gelden; g. welke verplichtingen na afronding doorlopen; h. welke gegevens en documenten worden overgedragen of bewaard; i. of en onder welke voorwaarden nazorg wordt verleend; j. of voordracht aan Community, Quality of Capital plaatsvindt.

1. De acceptatie van Deliverables betekent niet automatisch dat deze geschikt zijn voor ieder commercieel, juridisch, technisch of publiek gebruik.

2. De deelnemer controleert vóór implementatie of aanvullende validatie, certificering, vergunning, verzekering, registratie of deskundige beoordeling nodig is.

3. Doorstroom naar Community, Quality of Capital vindt uitsluitend plaats volgens de eigen voorwaarden en besluitvorming van de betreffende pijler of rechtspersoon.

4. Na afronding blijven bepalingen over betaling, aansprakelijkheid, privacy, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, archivering en geschillen van kracht voor zover hun aard dit vereist.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

1. Iedere partij is verantwoordelijk voor haar eigen handelen, nalaten, verplichtingen en de door haar ingeschakelde personen.

2. De Coöperatie is niet aansprakelijk voor ondernemingsbeslissingen, investeringen, implementaties of andere handelingen die de deelnemer op basis van of naar aanleiding van een Questtraject verricht, tenzij de schade het gevolg is van een aan de Coöperatie toerekenbare tekortkoming.

3. Raelis Services is uitsluitend aansprakelijk voor haar eigen werkzaamheden en verplichtingen binnen de met haar gesloten overeenkomst of de aan haar verstrekte opdracht.

4. Raelis Capital B.V. en OVN zijn niet aansprakelijk voor een Questtraject uitsluitend omdat zij onderdeel zijn van het Raelis-ecosysteem of omdat mogelijke doorstroom naar een van deze entiteiten is besproken.

5. Een eventuele beperking van aansprakelijkheid wordt opgenomen in de deelnemers- of projectovereenkomst en moet redelijk, duidelijk en wettelijk toegestaan zijn.

6. Geen aansprakelijkheidsbeperking geldt voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de aansprakelijke partij of voor zover beperking op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

7. De deelnemer treft redelijke maatregelen om schade te voorkomen of te beperken en meldt een mogelijke schade zo spoedig mogelijk.

Artikel 16 – Klachten, bezwaar en geschillen

1. Een klacht over de uitvoering van een Questtraject wordt behandeld volgens het Klachtenreglement RG-KLB-001, voor zover dat reglement op de betreffende klacht van toepassing is verklaard.

2. De klacht wordt behandeld door de rechtspersoon op wiens handelen of nalaten de klacht betrekking heeft.

3. Klachten over werkzaamheden van Raelis Services kunnen door de Coöperatie worden gecoördineerd wanneer Raelis Services deze werkzaamheden namens de Coöperatie heeft uitgevoerd. Dit laat de eigen verantwoordelijkheid van Raelis Services onverlet.

4. Bezwaar volgens RG-BEZ-001 is uitsluitend mogelijk wanneer:

a. het betreffende Questbesluit in dit reglement of het Bezwaarreglement uitdrukkelijk als voor bezwaar vatbaar is aangewezen; b. het besluit door of namens de Coöperatie is genomen; c. aan de toepasselijke ontvankelijkheidsvoorwaarden is voldaan.

1. Tegen operationele aanwijzingen, tussentijdse beoordelingen, adviezen, voortgangsrapportages en besluiten van een juridisch zelfstandige derde staat niet automatisch bezwaar volgens RG-BEZ-001 open.

2. Het indienen van een klacht of bezwaar schort een maatregel of besluit niet automatisch op.

3. Op dit reglement en de Questtrajecten is Nederlands recht van toepassing, tenzij in een projectspecifieke overeenkomst rechtsgeldig anders is overeengekomen.

4. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij partijen schriftelijk mediation, arbitrage of een andere geschillenregeling zijn overeengekomen.

Artikel 17 – Dossiervorming en bewaartermijnen

1. Voor ieder substantieel Questtraject wordt een controleerbaar trajectdossier bijgehouden.

2. Het trajectdossier bevat, voor zover van toepassing:

a. de aanvraag en selectiebeoordeling; b. het toelatingsbesluit; c. het Trajectplan en de deelnemersovereenkomst; d. besluiten en bevoegdheidsvastleggingen; e. voortgangsrapportages en evaluaties; f. Deliverables en acceptatiebesluiten; g. financiële afspraken en betalingsgegevens; h. intellectuele-eigendoms- en licentieafspraken; i. privacy- en toestemmingsvastleggingen; j. incidenten, klachten en herstelmaatregelen; k. de eindvastlegging en overdrachtsdocumenten.

1. Van wezenlijke documenten worden de datum, versie, opsteller en goedkeurder geregistreerd.

2. Persoonsgegevens en overige documenten worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

3. Raelis Services kan het trajectdossier operationeel beheren binnen haar schriftelijke opdracht. De juridisch verantwoordelijke rechtspersoon blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, toegankelijkheid, beveiliging en bewaring van het dossier.

Artikel 18 – Wijziging en slotbepalingen

1. Dit reglement wordt periodiek geëvalueerd en zo nodig aangepast aan wijzigingen in wetgeving, organisatiestructuur, dienstverlening en risico’s.

2. Wijzigingen worden vastgesteld door het volgens de statuten bevoegde orgaan van de Coöperatie.

3. Een wijziging die een lopend Questtraject wezenlijk raakt, wordt tijdig aan de betrokken deelnemer bekendgemaakt.

4. Een wijziging van bestaande betalingsverplichtingen, intellectuele-eigendomsrechten of andere wezenlijke contractuele rechten is uitsluitend geldig indien daarvoor een toereikende juridische grondslag bestaat en, wanneer vereist, de deelnemer daarmee heeft ingestemd.

5. Indien een bepaling nietig, vernietigbaar of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. De betreffende bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die doel en strekking daarvan zo dicht mogelijk benadert.

6. Dit reglement creëert geen zelfstandig recht op deelname aan een Questtraject of op toegang tot andere onderdelen van het Raelis-ecosysteem.

7. Dit reglement treedt in werking op de datum die in het vaststellingsbesluit is vermeld.

8. Dit reglement wordt aangehaald als: “Reglement Raelis Quest”.

Vaststelling

Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van Coöperatie Raelis Group U.A. op voorstel van het bestuur:

Datum vergadering: ____________________

Besluitnummer: ____________________ Voorzitter: ____________________ Handtekening: ____________________

Secretaris: ____________________ Handtekening: ____________________