Reglement Publiek Kwaliteitsregister

Reglement Publiek Kwaliteitsregister

Documentgegevens

Materiële wijzigingen in de openbare gegevensset, statuscategorieën, publicatievoorwaarden, bewaartermijnen of rechtsgevolgen van een registervermelding worden vastgesteld door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuur. Het Bestuur kan uitsluitend technische en redactionele uitvoeringsregels vaststellen die de inhoudelijke positie van Registerhouders niet wijzigen.

Het Register publiceert uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor verificatie van de Status. Interne bewijsstukken, identificatiedocumenten, scores en onderzoeksnotities worden niet openbaar gemaakt. Correcties, raadplegingsbeperkingen en statuswijzigingen worden controleerbaar gelogd.

Begrippen

Coöperatie: Coöperatie Raelis Group U.A.

Bestuur: het bestuur van de Coöperatie.

Raelis Services: Raelis Services B.V., de aan de Coöperatie verbonden uitvoeringsentiteit die administratieve, technische en voorbereidende registerwerkzaamheden kan verrichten.

Quality-Status: een overeenkomstig het Quality-reglement en het toepasselijke Toetsingskader door de Coöperatie verleende status.

Register: het door de Coöperatie beheerde publieke kwaliteitsregister.

Registerhouder: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of onderneming waarop een Registervermelding betrekking heeft.

Registervermelding: de in het Register gepubliceerde weergave van een Quality-Status en de daarbij behorende reikwijdte, geldigheidsduur en verificatiegegevens.

Besluit: het schriftelijke besluit van de bevoegde Besluitvormer over verlening, schorsing, intrekking, beperking of beëindiging van een Quality-Status.

Reikwijdte: de in het Besluit omschreven onderneming, activiteiten, sectoren of andere begrenzingen waarop de Quality-Status betrekking heeft.

Verificatiepagina: de unieke online pagina waarop de actuele Registervermelding kan worden gecontroleerd.

Peildatum: de datum waarop de inhoudelijke beoordeling waarop de Quality-Status berust, is afgerond.

Materiële wijziging: een wijziging die van invloed kan zijn op de geldigheid, reikwijdte of betrouwbaarheid van de Quality-Status of Registervermelding.

Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Artikel 1 – Doel, karakter, en reikwijdte van het Register

1. Het Register heeft tot doel derden in staat te stellen te controleren of een door de Coöperatie verleende Quality-Status op het moment van raadpleging actief, geschorst, verlopen of beëindigd is en op welke Registerhouder en Reikwijdte deze betrekking heeft.

2. Een Registervermelding wordt uitsluitend gebaseerd op een daartoe strekkend Besluit van de bevoegde Besluitvormer. Raelis Services kan administratieve, technische en voorbereidende werkzaamheden verrichten, maar verleent, schorst of trekt niet zelfstandig een Quality-Status in.

3. Het Register geeft geen zelfstandige garantie over toekomstige prestaties, naleving na de Peildatum, kredietwaardigheid, geschiktheid voor een specifieke opdracht of de juridische kwalificatie van een concrete arbeids- of opdrachtrelatie.

4. Een Registervermelding is geen vergunning, publiekrechtelijke erkenning, fiscale beschikking, arbeidsrechtelijk oordeel, vrijwaring of garantie tegenover een opdrachtgever, de Belastingdienst, een rechter of een toezichthouder.

5. Derden blijven zelf verantwoordelijk voor de beoordeling van een concrete opdracht, overeenkomst, arbeidsrelatie, vakbekwaamheid en actuele geschiktheid.

6. De Registervermelding ziet uitsluitend op de daarin genoemde Registerhouder, Reikwijdte, Peildatum, geldigheidsduur en versie van het toepasselijke Toetsingskader.

7. Aan een niet gevonden, verborgen, verlopen of verwijderde Registervermelding kan zonder nadere informatie geen conclusie worden verbonden over een aanvraag, onderneming, arbeidsrelatie of mate van compliance.

Artikel 2 – Voorwaarden en procedure voor opname

• 1. Een Registervermelding wordt uitsluitend gepubliceerd indien: a. een schriftelijk en geldig Besluit tot verlening van een Quality-Status bestaat; b. de identiteit van de Registerhouder en de beoordeelde onderneming voldoende zijn vastgesteld; c. de Quality-Status, Reikwijdte, Peildatum en geldigheidsduur eenduidig zijn vastgelegd; d. de te publiceren gegevens vóór publicatie aan de Registerhouder ter controle zijn voorgelegd; e. de Registerhouder over de publicatievoorwaarden en toepasselijke privacy-informatie is geïnformeerd; f. geen zwaarwegend privacy-, integriteits-, beveiligings- of veiligheidsbelang zich tegen publicatie van specifieke gegevens verzet.
• 1. Publicatie vindt plaats binnen vijf Werkdagen nadat aan de voorwaarden uit lid 1 is voldaan.
• 1. De controle door de Registerhouder ziet uitsluitend op de juistheid van de te publiceren feitelijke gegevens en geeft geen recht om een inhoudelijk Besluit of noodzakelijke statusinformatie te wijzigen.
• 1. Indien bepaalde gegevens vanwege privacy of veiligheid niet openbaar kunnen worden gemaakt, beoordeelt de Coöperatie of publicatie met een beperktere gegevens-set mogelijk is.
• 1. Een bezwaar tegen het onderliggende Besluit schorst de publicatie of Registervermelding niet automatisch, tenzij het Bezwaarreglement, de bevoegde Besluitvormer of een bevoegde instantie anders bepaalt.
• 1. De Registervermelding vormt geen afzonderlijke Quality-Status en heeft geen ruimere Reikwijdte of langere geldigheidsduur dan het onderliggende Besluit.

Artikel 3 – Openbare gegevens

1. Een actieve Registervermelding bevat uitsluitend: a. de handelsnaam en, indien noodzakelijk voor betrouwbare identificatie, de statutaire naam van de Registerhouder; b. het unieke Raelis-register- of verificatienummer; c. het KvK-nummer, voor zover publicatie daarvan noodzakelijk en proportioneel is; d. de naam van de Quality-Status; e. de Reikwijdte van de Quality-Status; f. de relevante sector of beroepscategorie; g. de vestigingsplaats op gemeenteniveau, indien noodzakelijk voor identificatie; h. de Peildatum of uitgiftedatum; i. de einddatum van de geldigheidsduur; j. de actuele registerstatus; k. de versie van het toegepaste Toetsingskader; l. eventuele beperkingen die noodzakelijk zijn om misleiding over de Reikwijdte te voorkomen; en m. de unieke Verificatiepagina.

2. De volgende gegevens worden niet openbaar gemaakt: a. identiteitsdocumenten, BSN, geboortedatum, woonadres, privéadres, privécontactgegevens of handtekening; b. aanvraagformulieren, overeenkomsten, onderzoeksnotities en interne correspondentie; c. individuele scores, bewijsniveaus, risicosignalen en interne beoordelingsbevindingen; d. klachten, bezwaren, incidenten of verdenkingen; e. verzekeringspolissen, financiële gegevens, gezondheidsgegevens en overige onderliggende bewijsstukken; en f. redenen voor schorsing of intrekking, tenzij publicatie daarvan wettelijk verplicht en aantoonbaar noodzakelijk is.

3. De Coöperatie publiceert niet meer gegevens dan noodzakelijk voor identificatie, verificatie en het voorkomen van misleidend gebruik van de Quality-Status.

4. Contactgegevens worden alleen gepubliceerd indien de Registerhouder daar uitdrukkelijk voor heeft gekozen en deze publicatie geen voorwaarde vormt voor verlening van de Quality-Status.

5. De openbare gegevens-set wordt vastgelegd in een bijlage bij dit Reglement. Materiële uitbreiding daarvan vereist vaststelling door de Algemene Vergadering.

Artikel 4 – Verificatie, actualiteit en auditregistratie

1. Iedere Registervermelding beschikt over een unieke Verificatiepagina en kan worden gekoppeld aan een QR-code of andere technische verificatiemethode.

2. Alleen de actuele informatie op de Verificatiepagina is leidend. Een badge, certificaat, schermafbeelding, download of andere kopie vormt geen zelfstandig bewijs van een actuele Quality-Status.

3. Iedere Verificatiepagina vermeldt ten minste: a. het tijdstip van de laatste actualisatie; b. de actuele registerstatus; c. de einddatum van de geldigheidsduur; en d. de mededeling dat voor een concrete opdracht een afzonderlijke beoordeling noodzakelijk kan zijn.

4. De Coöperatie registreert in een niet-openbare auditlog: a. de oorspronkelijke publicatie; b. iedere inhoudelijke wijziging; c. schorsing, hervatting, beperking, verloop, intrekking en verwijdering; d. de datum en grondslag van de wijziging; e. de verantwoordelijke functionaris; en f. voor zover relevant, de koppeling met het onderliggende Besluit.

5. Een wijziging in de Quality-Status wordt uiterlijk binnen één Werkdag na het betreffende Besluit in het Register verwerkt.

6. Bij een technische storing vermeldt Raelis, voor zover mogelijk, dat de actuele status tijdelijk niet betrouwbaar kan worden geraadpleegd. Een tijdens een storing getoonde of niet getoonde status mag niet als definitieve verificatie worden gebruikt.

7. De Registerhouder meldt Materiële wijzigingen overeenkomstig het Quality-reglement en het Toetsingskader.

Artikel 5 – Register-statussen, schorsing, verloop en verwijdering

1. Het Register gebruikt uitsluitend de volgende statussen: a. actief: de Quality-Status is geldig en niet geschorst of ingetrokken; b. geschorst: de werking of het gebruik van de Quality-Status is tijdelijk opgeschort; c. verlopen: de geldigheidsduur is geëindigd zonder tijdige verlenging; d. ingetrokken: de Quality-Status is door een daartoe bevoegd Besluit beëindigd; en e. verwijderd: de Registervermelding is niet langer openbaar raadpleegbaar.

2. Bij schorsing wordt de status “geschorst” getoond. De reden voor schorsing wordt niet openbaar gemaakt. Alleen indien publicatie een aantoonbaar ernstig privacy- of veiligheidsrisico veroorzaakt, kan de Registervermelding tijdelijk worden verborgen. Dit besluit wordt schriftelijk gemotiveerd.

3. Een geschorste Registervermelding mag niet worden gebruikt alsof sprake is van een actieve Quality-Status.

4. Na het einde van de schorsing wordt de Registervermelding hervat, aangepast, verlopen verklaard of ingetrokken overeenkomstig het onderliggende Besluit.

5. Na afloop van de geldigheidsduur wordt de status “verlopen” getoond. Een verlopen status wordt niet als actief gepresenteerd en geeft geen recht op gebruik van een actieve badge.

6. Bij intrekking wordt uitsluitend getoond dat de Quality-Status is ingetrokken en per welke datum. De inhoudelijke reden wordt niet openbaar gemaakt, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

7. Verlopen en ingetrokken Registervermeldingen blijven maximaal twaalf maanden openbaar raadpleegbaar, tenzij een kortere termijn noodzakelijk is vanwege privacy, veiligheid, een rechterlijk oordeel of een besluit van een bevoegde autoriteit.

8.Na afloop van de openbare termijn wordt de Registervermelding verwijderd. De interne auditregistratie kan overeenkomstig de toepasselijke bewaartermijnen langer worden bewaard.

1. Het niet aantreffen van een Registervermelding betekent niet dat een aanvraag is afgewezen of dat een persoon of onderneming niet voldoet aan wet- en regelgeving.

2. Een klacht of bezwaar leidt niet automatisch tot schorsing of verwijdering. Daarvoor is een afzonderlijk en gemotiveerd Besluit nodig, behalve wanneer een onmiddellijke tijdelijke maatregel aantoonbaar noodzakelijk is.

Artikel 6 – Correctie, privacy verzoeken en bezwaar

1. De Registerhouder kan verzoeken een feitelijke onjuistheid in de Registervermelding te corrigeren.

2. Raelis bevestigt de ontvangst van het correctieverzoek binnen vijf Werkdagen en verwerkt een eenvoudig verifieerbare correctie uiterlijk binnen tien Werkdagen. Indien nader onderzoek nodig is, wordt de Registerhouder binnen die termijn geïnformeerd over de behandeling en verwachte beslisdatum.

3. Raelis kan de identiteit en bevoegdheid van de verzoeker verifiëren voordat een wijziging wordt verwerkt.

4. Indien een openbare vermelding kennelijk onjuist of misleidend is, corrigeert of verbergt Raelis het betreffende gegeven zo spoedig mogelijk in afwachting van nader onderzoek.

5. Een correctieverzoek kan niet worden gebruikt om de inhoud, Reikwijdte of uitkomst van een onderliggend Besluit te wijzigen. Daartegen staat bezwaar open overeenkomstig het Bezwaarreglement.

6. Tegen een Besluit over opname, weigering van opname, beperking, schorsing, intrekking of verwijdering staat bezwaar open overeenkomstig het Bezwaarreglement.

7. Het indienen van bezwaar schorst het bestreden Besluit niet automatisch, tenzij het Bezwaarreglement of de bevoegde Besluitvormer anders bepaalt.

8. Verzoeken op grond van de AVG, waaronder inzage, rectificatie, verwijdering of bezwaar tegen verwerking, worden behandeld overeenkomstig de Privacyverklaring en de wettelijk geldende termijnen.

9. Correcties, tijdelijke maatregelen en uitkomsten van bezwaar worden vastgelegd in de auditlog.

Artikel 7 – Toegestaan gebruik en misbruik

1. Het Register mag worden geraadpleegd voor verificatie van een Quality-Status en voor andere rechtmatige doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van het Register.

2. Het is verboden: a. een Registervermelding, badge of verificatiepagina te vervalsen, wijzigen of misleidend te presenteren; b. een verlopen, geschorste, ingetrokken of verwijderde Quality-Status als actief te presenteren; c. de Reikwijdte van een Registervermelding ruimer voor te stellen dan deze is; d. registergegevens zonder rechtmatige grondslag te gebruiken voor profilering, ongewenste commerciële benadering of geautomatiseerde besluitvorming; e. beveiligingsmaatregelen of technische gebruiksbeperkingen te omzeilen; f. door geautomatiseerde bulkbevraging de werking, beveiliging of beschikbaarheid van het Register te verstoren; of g. registergegevens te hergebruiken op een wijze die onjuist, verouderd, disproportioneel of misleidend is.

3. Normale raadpleging, het delen van een rechtstreekse link en het vastleggen van een verificatie-uitkomst voor een legitiem dossierdoel zijn toegestaan.

4. Raelis kan proportionele technische en juridische maatregelen nemen tegen vervalsing, ongeoorloofde bulkextractie, beveiligingsincidenten en misbruik.

5. Raelis verstrekt informatie aan bevoegde instanties uitsluitend indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

6. Maatregelen tegen misbruik worden vastgelegd en mogen niet verder gaan of langer duren dan noodzakelijk.

Artikel 8 – Privacy en gegevensbescherming

1. De Coöperatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het Register, tenzij uit een afzonderlijke schriftelijke regeling anders voortvloeit.

2. Raelis Services verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen haar bevoegdheden en overeenkomstig de tussen partijen geldende privacy- en beveiligingsafspraken.

3. De doelen, grondslagen, categorieën persoonsgegevens, ontvangers, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen worden nader toegelicht in de Privacyverklaring.

4. Voor iedere categorie openbaar gemaakte persoonsgegevens wordt vooraf beoordeeld of publicatie noodzakelijk en proportioneel is. Indien publicatie wordt gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, legt de Coöperatie de belangenafweging aantoonbaar vast.

5. Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens en niet-geverifieerde beschuldigingen worden niet in het publieke Register opgenomen.

6. De Coöperatie treft passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, vervalsing, ongeoorloofde wijziging, scraping, onbevoegde toegang en andere onrechtmatige verwerking.

7. Openbare en interne registergegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk volgens een schriftelijk vastgesteld bewaarbeleid.

8. Indien aard, omvang of technische inrichting van het Register waarschijnlijk een hoog privacyrisico veroorzaakt, wordt vóór ingebruikname of materiële uitbreiding beoordeeld of een gegevensbeschermings-effectbeoordeling noodzakelijk is.

Artikel 9 – Registerbeheer en verantwoordelijkheden

1. De Coöperatie is eigenaar en inhoudelijk verantwoordelijke van het Register.

2. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het registerbeleid, de juiste uitvoering van dit Reglement en het toezicht op de uitvoeringsorganisatie.

3. Raelis Services kan worden belast met technisch beheer, administratieve verwerking, publicatie, correctie, beveiliging en ondersteuning, voor zover dit schriftelijk is opgedragen.

4. Alleen daartoe bevoegde personen kunnen Registervermeldingen publiceren, wijzigen, schorsen of verwijderen.

5. Raelis Services kan geen Quality-Status verlenen, schorsen of intrekken en kan de Reikwijdte niet zelfstandig wijzigen.

6. De Coöperatie controleert periodiek de juistheid, actualiteit, beveiliging en auditbaarheid van het Register.

7. Functies voor beoordeling, review, formele besluitvorming en technische registerverwerking worden passend van elkaar gescheiden.

Artikel 10 – Beschikbaarheid, raadpleging en betrouwbaarheid van registergegevens

1. Raelis spant zich in om het Register actueel en beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze technische beschikbaarheid.

2. Bij twijfel over de juistheid of actualiteit van een Registervermelding moet de gebruiker contact opnemen met Raelis en mag hij niet uitsluitend op een mogelijk verouderde kopie of schermafbeelding afgaan.

3. Derden blijven verantwoordelijk voor hun eigen besluitvorming en voor aanvullende controles die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een concrete opdracht of relatie.

4. De bepalingen van dit artikel beperken geen aansprakelijkheid voor zover beperking op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

5. Een storing, foutieve vermelding of vertraging in actualisatie wordt na ontdekking zo spoedig mogelijk onderzocht en, indien nodig, gecorrigeerd.

Artikel 11 – Wijziging, versiebeheer en overgang

1. Iedere versie van dit Reglement bevat een wijzigingsoverzicht en een ingangsdatum.

2. Materiële wijzigingen worden vooraf bekendgemaakt aan Registerhouders en treden niet eerder in werking dan op de aangekondigde datum.

3. Indien een wijziging gevolgen heeft voor reeds gepubliceerde gegevens, wordt beoordeeld of aanpassing van bestaande Registervermeldingen noodzakelijk is.

4. Nieuwe publicatievoorwaarden worden niet met terugwerkende kracht toegepast indien dit de rechtspositie van een Registerhouder onevenredig benadeelt.

5. Technische wijzigingen zonder inhoudelijke gevolgen kunnen onmiddellijk worden doorgevoerd.

Bijlagen

Verwijzing naar het bijlagenboek

De Bijlagen A tot en met G zijn opgenomen in het afzonderlijke bijlagenboek 08_Bijlagenboek_Reglement_Publiek_Kwaliteitsregister.docx. Het bijlagenboek maakt integraal onderdeel uit van dit Reglement en wordt steeds in samenhang daarmee toegepast. Bij strijdigheid prevaleert dit Reglement, tenzij een later en bevoegd vastgesteld document uitdrukkelijk anders bepaalt.